Thể Hiện Địa Chỉ Trên Hoá Đơn Như Thế Nào?

Địa chỉ trên hóa đơn là thông tin cốt lõi, yêu cầu sự chính xác tuyệt đối. Vậy thể hiện địa chỉ trên hóa đơn như thế nào cho đúng chuẩn và hợp lệ theo quy định? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết.

Từ ngày 01/07/2025, việc thể hiện địa chỉ trên hóa đơn điện tử sẽ có sự thay đổi đáng chú ý khi Nhà nước chính thức áp dụng địa giới hành chính mới theo chủ trương sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã. Đây không chỉ là yêu cầu về mặt pháp lý, mà còn liên quan trực tiếp đến tính hợp lệ của hóa đơn và uy tín của doanh nghiệp trong giao dịch với đối tác, khách hàng.

Quy định Địa Chỉ Trên Hoá Đơn

Thay đổi cách thể hiện địa chỉ trên hóa đơn điện tử bắt nguồn từ các văn bản pháp luật sau:

Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về hóa đơn, chứng từ.

Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Khoản 4 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ địa chỉ trên hóa đơn phải trùng khớp với địa chỉ đăng ký thuế.

Đồng thời, theo Nghị quyết của Quốc hội về việc sắp xếp lại đơn vị hành chính, từ 01/07/2025, địa chỉ hành chính tại nhiều địa phương sẽ được điều chỉnh, gộp, sáp nhập hoặc đổi tên.

Cập nhật địa chỉ trên hóa đơn là điều tất yếu để đồng bộ với cơ sở dữ liệu ngành thuế và hệ thống quản lý của doanh nghiệp.

Vì sao cần cập nhật địa chỉ mới trên hóa đơn?

Thay đổi địa chỉ hành chính không chỉ là câu chuyện quản lý hành chính nhà nước, mà còn liên quan trực tiếp đến:

• Tính hợp lệ của hóa đơn: Nếu địa chỉ trên hóa đơn không trùng với cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế, có thể gây ra vướng mắc khi kê khai, kiểm tra thuế.
• Sự minh bạch trong giao dịch: Địa chỉ chính xác giúp tạo sự tin tưởng với đối tác, khách hàng.
• Đồng bộ dữ liệu nội bộ: Việc cập nhật thông tin mới giúp doanh nghiệp kiểm soát và phân tích hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

Do đó, các doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra, cập nhật thông tin địa chỉ kịp thời để không ảnh hưởng đến hoạt động xuất hóa đơn.

Cách thể hiện địa chỉ trên hóa đơn điện tử từ 01/07/2025

Từ thời điểm này, cách hiển thị địa chỉ của người bán và người mua trên hóa đơn điện tử sẽ tuân theo các quy định mới.

1. Đối với địa chỉ của người bán:

Doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Liên hệ với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để được hỗ trợ cập nhật địa chỉ mới theo địa giới hành chính đã thay đổi.
• Các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín hiện nay đều có tính năng đồng bộ dữ liệu địa chỉ từ hệ thống quản lý thuế. Sau khi cập nhật, địa chỉ mới sẽ tự động hiển thị trên hóa đơn khi lập.

Lưu ý: Trong trường hợp hệ thống phần mềm chưa kịp cập nhật địa chỉ mới, doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục sử dụng địa chỉ cũ đúng với Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, miễn là chưa có thông báo chính thức từ cơ quan thuế.

2. Đối với địa chỉ của người mua:

Khi lập hóa đơn điện tử, người bán cần:

• Nhập mã số thuế của người mua
• Nhấn vào nút “Lấy thông tin” để hệ thống tự động cập nhật địa chỉ mới theo dữ liệu đã đồng bộ từ cơ quan thuế

Giúp đảm bảo thông tin trên hóa đơn là chính xác và cập nhật theo thực tế.

Trường hợp địa chỉ trên hoá đơn chưa được cập nhật kịp?

Một số doanh nghiệp hoặc đơn vị cung cấp phần mềm có thể chưa cập nhật kịp thời hệ thống. Trong tình huống đó, doanh nghiệp vẫn có thể:

• Tiếp tục sử dụng địa chỉ cũ như trong Giấy phép đăng ký kinh doanh (Giấy CNĐKKD)
• Khi có yêu cầu từ cơ quan thuế hoặc khách hàng, có thể cung cấp thông báo thay đổi địa chỉ từ cơ quan thuế để chứng minh địa chỉ là hợp pháp

Như vậy, trong giai đoạn chuyển tiếp, doanh nghiệp vẫn có không gian linh hoạt để xử lý vấn đề mà không bị xử phạt hành chính.

Xem thêm: Chi Tiết Thủ Tục Hủy Hóa Đơn Điện Tử Đã Phát Hành

Quy trình cập nhật địa chỉ trên phần mềm hóa đơn

Doanh nghiệp có thể thực hiện theo hướng dẫn sau:

1. Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng
2. Truy cập mục “Thông tin đơn vị phát hành hóa đơn”
3. Chọn “Cập nhật” hoặc “Sửa thông tin”
4. Nhập địa chỉ mới theo hướng dẫn của nhà cung cấp phần mềm hoặc dựa trên thông báo của cơ quan thuế
5. Nhấn “Lưu” để hệ thống ghi nhận thông tin mới

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên kiểm tra kỹ địa chỉ trong hồ sơ đăng ký thuế và Giấy CNĐKKD để đảm bảo tính thống nhất.

Hiểu biết về chính sách thuế mà còn cần sự phối hợp kịp thời với phần mềm, cơ quan quản lý và nội bộ kế toán. Với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, đây là khâu dễ bị bỏ sót hoặc thực hiện sai cách, dẫn đến sai sót trong kê khai, ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hóa đơn và sổ sách kế toán.

Kế Toán Phạm Gia chuyên viên giàu kinh nghiệm trong dịch vụ kế toán thuế hóa đơn điện tử cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng thay đổi pháp lý, từ việc tư vấn, tra soát thông tin thuế, cập nhật địa chỉ theo địa giới hành chính mới, đến việc hỗ trợ kết nối phần mềm hóa đơn điện tử một cách chính xác và nhanh chóng.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

1. Nếu địa chỉ trên hóa đơn khác với Giấy phép đăng ký kinh doanh thì hóa đơn có hợp lệ không?

Có. Nếu doanh nghiệp đã nhận được thông báo từ cơ quan thuế về việc cập nhật địa chỉ mới theo địa giới hành chính, thì có thể sử dụng địa chỉ đó trên hóa đơn mà không cần đợi cập nhật Giấy CNĐKKD. Trong thời gian chuyển tiếp, cả hai địa chỉ (mới hoặc cũ) đều được chấp nhận nếu phù hợp với dữ liệu cơ quan thuế.

2. Trường hợp phần mềm hóa đơn chưa cập nhật kịp địa chỉ mới thì doanh nghiệp phải làm gì?

Doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng địa chỉ cũ trên hóa đơn trong thời gian chờ nhà cung cấp phần mềm cập nhật. Điều quan trọng là địa chỉ đó vẫn phải phù hợp với dữ liệu đăng ký kinh doanh và chưa có thông báo điều chỉnh chính thức từ cơ quan thuế.

3. Có cần thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh không?

Không bắt buộc ngay lập tức. Nếu địa chỉ thay đổi chỉ do việc sắp xếp lại địa giới hành chính theo quy định nhà nước, doanh nghiệp có thể chờ đến khi cần thay đổi các thông tin khác để thực hiện cập nhật đồng thời. Tuy nhiên, nếu chủ động thay đổi địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp cần đăng ký điều chỉnh với Sở Kế hoạch và Đầu tư như quy trình thông thường.

4. Khi nhập mã số thuế người mua mà không hiện địa chỉ mới thì có được sửa tay không?

Có thể. Nếu hệ thống chưa tự động hiển thị địa chỉ mới, người bán có thể nhập địa chỉ theo thực tế hoặc địa chỉ được người mua cung cấp. Tuy nhiên, nên kiểm tra lại thông tin chính xác từ cơ sở dữ liệu thuế để đảm bảo tính hợp lệ.

5. Việc cập nhật địa chỉ trên hóa đơn có bị kiểm tra, xử phạt không?
Không, nếu doanh nghiệp thực hiện theo đúng hướng dẫn của cơ quan thuế và chưa kịp cập nhật do lỗi khách quan từ phần mềm hoặc hệ thống. Trong giai đoạn đầu triển khai, cơ quan thuế tạo điều kiện để doanh nghiệp thích nghi mà không xử phạt nếu có sự khác biệt hợp lý giữa địa chỉ hóa đơn và giấy tờ khác.

6. Làm sao để biết địa chỉ của doanh nghiệp mình đã được cập nhật chưa?

Doanh nghiệp có thể:

• Truy cập cổng thông tin tra cứu mã số thuế để xem thông tin địa chỉ mới nhất
• Đăng nhập hệ thống eTax hoặc phần mềm hóa đơn điện tử để kiểm tra thông báo cập nhật từ cơ quan thuế
• Liên hệ chi cục thuế quản lý trực tiếp để được xác nhận thông tin chính thức

7. Có cần gửi thông báo gì cho khách hàng khi địa chỉ hóa đơn thay đổi?

Không bắt buộc, nhưng nên chủ động thông báo để tránh thắc mắc hoặc khiếu nại từ phía khách hàng. Có thể gửi thông báo bằng văn bản, email hoặc đính kèm bản scan thông báo cập nhật của cơ quan thuế để chứng minh địa chỉ mới hợp pháp.

8. Việc sai địa chỉ trên hóa đơn có bị coi là hóa đơn không hợp lệ?

Sai địa chỉ có thể khiến hóa đơn bị coi là không hợp lệ nếu không khớp với dữ liệu quản lý thuế hoặc khi doanh nghiệp đã chủ động thay đổi địa chỉ mà không cập nhật đúng nơi. Vì vậy, tốt nhất là nên cập nhật địa chỉ kịp thời để tránh rủi ro về sau.

9. Có thể xuất hóa đơn điện tử với cả địa chỉ cũ và địa chỉ mới không?

Chỉ nên chọn một địa chỉ thống nhất trên toàn bộ hệ thống để tránh nhầm lẫn và rủi ro khi kiểm tra, đối chiếu. Trong thời gian chuyển tiếp, có thể tạm dùng địa chỉ cũ, nhưng nên cập nhật đồng bộ ngay khi có thể.

Thể hiện đúng địa chỉ trên hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2025 là một yêu cầu quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn và phù hợp với dữ liệu quản lý thuế. Doanh nghiệp cần chủ động phối hợp với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn, kiểm tra thông tin thuế và cập nhật địa chỉ mới theo hướng dẫn từ cơ quan chức năng.

Dù trong giai đoạn chuyển tiếp có thể sử dụng địa chỉ cũ, nhưng về lâu dài, việc đồng bộ địa chỉ trên tất cả giấy tờ, hồ sơ và hệ thống là cần thiết để bảo vệ quyền lợi và uy tín của doanh nghiệp. Hãy theo dõi thông tin chính thức từ Kế Toán Phạm Gia và hành động kịp thời để đảm bảo hoạt động kế toán thuế luôn đúng luật và hiệu quả.