Ngày 17/9/2021, Bộ Tài chính đã chính thức ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định những nội dung mới quan trọng về hóa đơn điện tử như: Lộ trình triển khai áp dụng hóa đơn điện tử, ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử, xử lý hóa đơn điện tử sai sót,… Hãy cùng KẾ TOÁN PHẠM GIA tìm hiểu chi tiết hơn những nội dung và điểm mới đáng lưu ý của Thông tư 78 & Nghị định 123 về hóa đơn điện tử trong bài viết tổng hợp dưới đây nhé.

1. Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính và thông tin cơ bản

Ngày 17/9/2021 Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC  thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/06/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của CP quy định về hóa đơn và chứng từ.

Tính từ trước đến nay thì đây là văn bản quy phạm pháp luật mới nhất quy định về hóa đơn điện tử.

2. Tổng hợp những điểm mới đáng lưu ý của Thông tư 78/2021/TT-BTC 

2.1 Những nội dung chính về HĐĐT được cập nhật mới theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

2.2 Chi tiết về 6 quy định mới đáng lưu ý của Thông tư 78/2021/TT-BTC hóa đơn điện tử 

Dưới đây là tổng hợp 6 điểm mới nhất mà doanh nghiệp cần phải viết về Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử.

1. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế (Bên bán) được quyền ủy nhiệm cho bên thứ 3 lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ.

Hóa đơn điện tử ủy nhiệm phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau:

1. Thể hiện rõ ràng, đúng thực tế phát sinh: tên, địa chỉ, mã số thuế bên uỷ nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
2. Uỷ nhiệm phải được lập bằng văn bản, hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa 2 bên, đầy đủ các thông tin:

– Thông tin về bên nhận ủy nhiệm và bên ủy nhiệm: tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số.

– Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm: Loại hóa đơn, ký hiệu trên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.

– Mục đích ủy nhiệm;

– Thời hạn ủy nhiệm;

– Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm: ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm)

2. Giải thích ký hiệu và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử 

Tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021 về ký hiệu hóa đơn điện tử,có hướng dẫn cụ thể như sau:

– Ký hiệu hóa đơn điện tử

– Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.

6 ký tự này được quy định như sau:

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử: Là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử: Là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:

– Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;

– Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;

– Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;

– Số 4: Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;

– Số 5: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử;

– Số 6: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

3. Thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng có thời điểm riêng

Tại Điều 6, Thông tư 78/2021/TT-BTC về áp dụng hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp khác có nêu rõ:

Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm theo bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của 2 bên. Nhưng ngày chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ;

Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng phát sinh thường xuyên với số lượng lớn, cần có thời gian đối soát dữ liệu giữa ngân hàng và các bên thứ ba có liên quan (tổ chức thanh toán, tổ chức thẻ quốc tế hoặc các tổ chức khác), thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên. Nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.

4. Quy định xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót 

Đối với hóa đơn điện tử:

a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Hướng dẫn: Người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;

b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ.

Hướng dẫn: Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ;

c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót.

Hướng dẫn: các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;

d) Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IV kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP , người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo);

đ) Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót.

Hướng dẫn: Người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;

e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Đối với bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử:

a) Sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế. 

Hướng dẫn: Người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung;

b) Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót.

Hướng dẫn: Người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp; 

c) Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Hướng dẫn: Phải điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).

4.3. Việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy) thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

5. Quy định hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền 

Lưu ý: Trước đây, tại Nghị định 119/2018 và Thông tư 68/2019 chưa hướng dẫn cụ thể về nội dung của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, chưa hướng dẫn việc tham gia dự thưởng.

Bảng giá các gói hóa đơn điện tử đầu ra tại  PHẠM GIA:

 Bảng giá các gói Chữ ký số, hóa đơn điện tử đầu vào tại PHẠM GIA:

6. Danh sách 14 văn bản pháp luật và chứng từ về hóa đơn hết hiệu lực từ 01/07/2022

2.3 Nghị định 123, Thông tư 78 về hóa đơn điện tử khác gì với các quy định cũ?

1. So sánh về thời điểm bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử

Tại Khoản 2, Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/11/2018 quy định:

“Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020”.

Tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 19/10/2020, Chính phủ đã điều chỉnh thời gian bắt buộc:

Doanh Nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78  khi mua – bán hàng hóa dịch vụ trước ngày 01/07/2022.

Mới nhất, nội dung của Thông tư 78/2021/TT-BTC “khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại thông tư này và của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01/07/2022”.

Tuy nhiên, doanh nghiệp nên triển khai sớm hóa đơn điện tử trước thời hạn để mang lại những lợi ích và lợi thế cạnh tranh:

• Khai thác tối đa lợi thế và nâng cao năng lực cạnh tranh.
• Triển khai trước thời hạn để tránh bị ùn tắc khi đồng loạt doanh nghiệp triển khai cùng lúc.
• Các nhà cung cấp sẽ có thời gian và nguồn lực để hỗ trợ kỹ càng hơn cho các doanh nghiệp.
• Có thời gian chuẩn bị và hoàn thiện cơ sở kỹ thuật hạ tầng, tích hợp hệ thống có liên quan trong quy trình nội bộ.
• Đội ngũ nhân viên có thời gian làm quen, thích nghi và khắc phục lỗi khi sử dụng phần mềm.
• Giảm thiểu rủi ro gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh.

2. So sánh quy định về số hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC:

Số hóa đơn gồm tối đa 8 chữ số từ 1 – 99999999. Doanh nghiệp không cần lập thông báo phát hành hóa đơn, mà đánh số bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 (hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn) theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn và kết thúc vào ngày 31/12 tối đa đến số 99 999 999. Sang năm tiếp theo, lại đánh quay vòng từ số 1.

Lưu ý: Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc trên thì phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Số hóa đơn gồm tối đa 8 chữ số từ 1 – 99999999
• Bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999
• Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số

3. So sánh về Thời điểm ký số hóa và lập hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TTBTC:

Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư 68/2019/TT-BTC. Đơn cử như quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử trong một số trường hợp sau đây:

• Đối với bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ xác định theo quy định tại Khoản 1, 2, 3 Điều 7 Nghị định 119
• Đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền
• Đối với hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác dầu thô,…thời điểm lập hóa đơn bán dầu thô sẽ căn cứ quy định khoản 1, 3 Điều 7 Nghị định 119 không phân biệt đã thu được tiền hay chưa

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Thời điểm ký số trên hóa đơn là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.

4. Quy định về lập hóa đơn điện tử – Bảng kê

Theo quy định hiện hành và Quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TTBTC thì Doanh nghiệp không sử dụng bảng kê hóa đơn điện tử.

Công ty không được lập hóa điện tử không có danh mục hàng hóa mà lại kèm theo bảng kê hàng hóa bản giấy cho khách hàng. Trường hợp công ty chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì công ty thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, cụ thể:

Công ty được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiếp theo trang trước – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).

Tuy nhiên, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 và có hiệu lực thi hành ngày 01/07/2022 lại quy định: Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn; bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền.

3. Câu hỏi thường gặp tại Thông tư 78, Nghị định 123

3.1 DN tôi đang dùng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo thông tư cũ. Vậy khi áp dụng theo Thông tư 78 thì DN có được dùng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không? 

Trả lời:

DN vẫn được sử dụng hóa đơn cũ bình thường cho đến khi chuyển sang HĐĐT Thông tư 78 và có thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi đó DN phải:

• Đối với hóa đơn điện tử:
  • Ngừng việc phát hành hóa đơn điện tử theo Nghị đinh 51/2010/NĐ-CP.
  • Thực hiện thông báo hủy hóa đơn theo mẫu TB03/AC ban hành kèm theo thông tư số 39/2014/TT-BTC (Nếu cơ quan thuế quản lý yêu cầu).
• Với hóa đơn giấy:
  • Thực hiện tiêu hủy hóa đơn theo mẫu 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiên theo quy định tại điều 27. Tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế – Nghị đinh 123/2020/NĐ-CP.

3.2 Một công ty có thể sử dụng đồng thời nhiều mẫu hóa đơn GTGT không?

Trả lời:

Theo nghị đinh 123, cơ quan thuế không quan lý chi tiết mẫu hóa đơn, chứng từ, số lượng hóa đơn sử dụng theo từng đợt thông báo phát hành mà quản lý thông qua việc truyền nhận dữ liệu đinh dạng xml (Quyết định 1450/QĐ-TCT) mà không phải nộp Mẫu hóa đơn khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế.

Cũng  tương tự như quy định về ký hiệu HĐĐT thì hai ký tự cuối cùng: Người bán tự xác định tùy thuộc như cầu quản lý.

=> Đơn vị được pháp sử dung nhiều mẫu hóa đơn tùy vào nhu cầu quản lý. Ví dụ: Mẫu 1K22TBB và 1K22TAA,…

3.3 Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có cần đăng ký sử dụng bao nhiêu hóa đơn không? 

Trả lời:

Tại Khoản 3, điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy đinh cách đánh số hóa đơn như sau:

• Ghi số hóa đơn gồm 8 chữ số.
• Không phải thông báo phát hành số lượng hóa đơn Từ số… Đến số… Thay vào đó là đánh bắt đầu từ số 1 vào ngày 1/1 (hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn) theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn và kết thúc vào ngày 31/12 tối đa đến số 99 999 999. Sang năm tiếp theo lại đánh quay vòng từ số 1.

Liên hệ với PHẠM GIA để được tư vấn miễn phí 24/7

CÔNG TY TNHH ĐẠI LÝ THUẾ VÀ KẾ TOÁN PHẠM GIA

Trụ sở : 441/3/4 Điện Biên Phủ, P.25, Q. Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline / Zalo : Kế Toán: 0779 18 68 04 / Pháp Lý: 0983 18 68 04

Email : phamgia.tax@gmail.com

Website : www.ketoanphamgia.com