Phần mềm kế toán và dịch vụ kế toán trọn gói, nên chọn gì?

Theo ghi nhận từ Kế Toán Phạm Gia, xu hướng ứng dụng công nghệ trong quản lý tài chính ngày càng phổ biến, đặc biệt là việc sử dụng phần mềm kế toán. Tuy nhiên, bên cạnh lợi ích về tự động hóa, nhiều doanh nghiệp vẫn lựa chọn dịch vụ kế toán để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định về thuế.

Phần mềm kế toán và dịch vụ kế toán khác nhau như thế nào?

Phần mềm kế toán là công cụ hỗ trợ ghi nhận chứng từ, hạch toán, quản lý hóa đơn, lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế. Doanh nghiệp sẽ trực tiếp nhập liệu, kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu.

Trong khi đó, dịch vụ kế toán là hình thức doanh nghiệp thuê một đơn vị chuyên môn thực hiện toàn bộ hoặc một phần công việc kế toán như hạch toán, kê khai thuế, lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế và tư vấn các vấn đề liên quan đến tài chính doanh nghiệp.

Nhiều doanh nghiệp hiện nay kết hợp cả hai giải pháp. Đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ sử dụng phần mềm chuyên nghiệp để xử lý số liệu, còn doanh nghiệp chỉ cần cung cấp chứng từ định kỳ và theo dõi kết quả thông qua báo cáo được gửi thường xuyên.

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp chưa xây dựng phòng kế toán riêng, dịch vụ kế toán của Kế Toán Phạm Gia giúp tối ưu chi phí vận hành đồng thời đảm bảo hồ sơ kế toán, báo cáo thuế và báo cáo tài chính được thực hiện đúng quy định. Nhờ đội ngũ có kinh nghiệm thực tế, doanh nghiệp có thể tập trung phát triển hoạt động kinh doanh thay vì dành nhiều thời gian xử lý các thủ tục kế toán phức tạp.

>> Xem thêm: Những Công Việc Của Kế Toán

Phần mềm kế toán phù hợp với ai?

Phần mềm kế toán thường phù hợp với:

• Doanh nghiệp đã có nhân viên kế toán.
• Công ty có lượng chứng từ phát sinh thường xuyên.
• Doanh nghiệp muốn chủ động quản lý dữ liệu nội bộ.
• Đơn vị có ngân sách đầu tư vào phần mềm và đào tạo nhân sự.

Dịch vụ kế toán phù hợp với ai?

Giải pháp này thường phù hợp với:

• Doanh nghiệp mới thành lập.
• Công ty nhỏ và vừa.
• Hộ kinh doanh chuyển đổi lên doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp chưa có kế toán trưởng.
• Công ty muốn tiết kiệm chi phí nhân sự.

So sánh phần mềm kế toán và dịch vụ kế toán theo nhiều tiêu chí

Việc lựa chọn giữa hai giải pháp không nên chỉ dựa trên chi phí mà cần xem xét toàn diện nhiều yếu tố.

Chi phí đầu tư

Khi sử dụng phần mềm kế toán, doanh nghiệp cần đầu tư:

• Chi phí mua bản quyền.
• Chi phí nâng cấp.
• Chi phí đào tạo nhân viên.
• Tiền lương kế toán.
• Chi phí bảo trì hoặc lưu trữ dữ liệu.

Ngược lại, dịch vụ kế toán thường được tính theo gói hàng tháng hoặc theo số lượng chứng từ phát sinh. Doanh nghiệp không cần tuyển dụng thêm nhân sự hoặc đầu tư nhiều cho hạ tầng kế toán.

Mức độ chủ động

Phần mềm kế toán mang lại sự chủ động vì mọi dữ liệu được doanh nghiệp trực tiếp quản lý.

Trong khi đó, khi sử dụng dịch vụ kế toán, doanh nghiệp vẫn kiểm soát được báo cáo và chứng từ nhưng việc xử lý chuyên môn sẽ do đơn vị cung cấp dịch vụ thực hiện.

Yêu cầu về nhân sự

Đây là điểm khác biệt khá lớn.

Nếu chỉ sử dụng phần mềm kế toán, doanh nghiệp vẫn cần người có chuyên môn để:

• Hạch toán.
• Kiểm tra chứng từ.
• Lập báo cáo.
• Theo dõi quy định thuế mới.
• Làm việc với cơ quan thuế khi cần.

Phần mềm không thể thay thế hoàn toàn chuyên môn của người làm kế toán.

Khả năng cập nhật quy định pháp luật

Các chính sách thuế, hóa đơn điện tử và chế độ kế toán có thể thay đổi theo từng giai đoạn.

Nếu doanh nghiệp tự thực hiện kế toán, nhân viên phải thường xuyên cập nhật quy định mới để tránh sai sót.

Trong khi đó, đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp thường theo dõi sát các quy định pháp luật và áp dụng kịp thời vào quá trình xử lý hồ sơ cho khách hàng.

Ưu điểm và hạn chế của phần mềm kế toán

Không thể phủ nhận phần mềm kế toán đã giúp nhiều doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

Những lợi ích dễ nhận thấy

Phần mềm giúp:

• Tự động hạch toán nhiều nghiệp vụ.
• Quản lý hóa đơn nhanh hơn.
• Theo dõi công nợ.
• Lập báo cáo tài chính.
• Quản lý tồn kho.
• Theo dõi doanh thu và chi phí.

Việc tra cứu dữ liệu cũng trở nên thuận tiện hơn so với ghi chép thủ công.

Những hạn chế doanh nghiệp cần lưu ý

Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần mua phần mềm là có thể giải quyết toàn bộ công việc kế toán. Tuy nhiên thực tế không hoàn toàn như vậy.

Phần mềm chỉ xử lý dữ liệu được nhập vào. Nếu chứng từ sai hoặc hạch toán chưa đúng, báo cáo tạo ra cũng sẽ thiếu chính xác.

Ngoài ra, phần mềm không thay doanh nghiệp:

• Giải trình với cơ quan thuế.
• Kiểm tra rủi ro thuế.
• Tư vấn phương án xử lý nghiệp vụ.
• Đánh giá tính hợp lệ của chứng từ.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói

Trong những năm gần đây, xu hướng thuê ngoài dịch vụ kế toán ngày càng phổ biến ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Tiết kiệm chi phí vận hành

Thay vì tuyển dụng nhiều nhân sự kế toán, doanh nghiệp chỉ cần chi trả mức phí phù hợp với quy mô hoạt động.

Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách trong giai đoạn đầu.

Giảm rủi ro sai sót

Đơn vị cung cấp dịch vụ thường có đội ngũ nhiều kinh nghiệm xử lý:

• Thuế GTGT.
• Thuế TNDN.
• Thuế TNCN.
• Báo cáo tài chính.
• Quyết toán thuế.
• Hồ sơ lao động và bảo hiểm.

Việc được kiểm tra nhiều lớp trước khi nộp hồ sơ giúp hạn chế sai sót đáng kể.

Có người đồng hành khi phát sinh vấn đề

Một trong những lợi ích lớn là doanh nghiệp luôn có đơn vị chuyên môn hỗ trợ khi:

• Cơ quan thuế yêu cầu giải trình.
• Kiểm tra hồ sơ.
• Điều chỉnh báo cáo.
• Xử lý sai sót.
• Tư vấn chính sách thuế.

Đây là giá trị mà phần mềm kế toán khó có thể thay thế.

Doanh nghiệp nên chọn giải pháp nào?

Không có một lựa chọn áp dụng cho tất cả doanh nghiệp.

Khi nên chọn phần mềm kế toán

Doanh nghiệp có thể ưu tiên phần mềm nếu:

• Đã có phòng kế toán.
• Có kế toán trưởng.
• Muốn quản lý toàn bộ dữ liệu nội bộ.
• Có đội ngũ thường xuyên cập nhật chính sách thuế.

Khi nên chọn dịch vụ kế toán

Đây là giải pháp phù hợp nếu doanh nghiệp:

• Mới thành lập.
• Có ít chứng từ.
• Muốn giảm chi phí cố định.
• Chưa tuyển kế toán.
• Muốn hạn chế rủi ro trong quá trình kê khai thuế.

Có thể kết hợp cả hai giải pháp

Nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn hướng đi linh hoạt hơn là sử dụng phần mềm kế toán để lưu trữ dữ liệu, đồng thời thuê dịch vụ kế toán để kiểm tra nghiệp vụ, lập báo cáo và tư vấn các vấn đề phát sinh.

Cách làm này giúp doanh nghiệp vừa chủ động quản lý thông tin vừa có thêm sự hỗ trợ từ đội ngũ chuyên môn khi cần.

Những tiêu chí cần cân nhắc trước khi quyết định

Trước khi lựa chọn giữa phần mềm kế toán và dịch vụ kế toán, doanh nghiệp nên đánh giá các yếu tố sau:

Quy mô hoạt động

Doanh nghiệp có ít giao dịch thường không cần đầu tư quá lớn vào hệ thống kế toán phức tạp.

Số lượng chứng từ

Nếu lượng chứng từ phát sinh lớn mỗi ngày, doanh nghiệp cần giải pháp có khả năng xử lý nhanh và kiểm soát dữ liệu hiệu quả.

Ngân sách

Ngoài chi phí ban đầu, cần tính đến các khoản duy trì, nâng cấp phần mềm, đào tạo nhân sự hoặc chi phí thuê ngoài theo thời gian.

Định hướng phát triển

Nếu doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng quy mô, việc lựa chọn giải pháp có khả năng đáp ứng lâu dài sẽ giúp hạn chế phát sinh chi phí chuyển đổi sau này.

Lựa chọn giữa phần mềm kế toán và dịch vụ kế toán không chỉ là bài toán về chi phí mà còn liên quan đến hiệu quả quản lý, nguồn lực nhân sự và khả năng kiểm soát rủi ro của doanh nghiệp.

Phần mềm kế toán mang đến sự chủ động trong quản lý dữ liệu và phù hợp với doanh nghiệp đã có đội ngũ kế toán chuyên trách. Trong khi đó, dịch vụ kế toán giúp giảm áp lực vận hành, tiết kiệm nguồn lực và hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ các quy định về thuế cũng như kế toán trong quá trình hoạt động.

Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa, việc hiểu rõ quy trình kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và vừa sẽ giúp xây dựng hệ thống kế toán phù hợp ngay từ đầu, đồng thời lựa chọn được giải pháp vận hành hiệu quả theo từng giai đoạn phát triển. Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp phối hợp tốt hơn với bộ phận kế toán nội bộ hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán, hạn chế sai sót và nâng cao tính minh bạch trong quản lý tài chính.