Xuất hóa đơn sai mã số thuế, số tiền, tên hàng hóa hoặc thuế suất là những tình huống kế toán có thể gặp trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, không phải lỗi nào cũng cần lập hóa đơn mới. Từ ngày 01/07/2026, quy định về xử lý hóa đơn điện tử sai sót có những điểm doanh nghiệp cần chú ý, đặc biệt là cách lựa chọn điều chỉnh, thay thế và các trường hợp không được hủy hóa đơn đã phát hành.
Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, việc xử lý hóa đơn đã lập sai được xác định dựa trên nội dung sai sót và loại hóa đơn. Doanh nghiệp có thể chỉ cần thông báo cho cơ quan thuế, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc phát hành hóa đơn thay thế. Một số loại hóa đơn phải áp dụng phương án xử lý riêng.
Căn cứ pháp lý hiện hành gồm:
Đáng chú ý, Thông tư 91/2026/TT-BTC thay thế Thông tư 32/2025/TT-BTC. Vì vậy, kế toán cần kiểm tra thời điểm áp dụng văn bản trước khi thực hiện thủ tục.
Để tránh tình trạng hóa đơn đã sửa nhưng số liệu kế toán vẫn chênh lệch, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ kế toán thuế của Kế Toán Phạm Gia. Việc kiểm tra chứng từ, đối chiếu doanh thu và rà soát nghĩa vụ thuế giúp phát hiện những khoản ghi nhận chưa phù hợp trước thời điểm kê khai.
Tùy thông tin bị sai, người bán cần xác định phương án phù hợp thay vì lập lại toàn bộ hóa đơn theo thói quen.
Trường hợp hóa đơn ghi sai tên doanh nghiệp, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và thông tin hàng hóa vẫn chính xác, người bán không phải lập lại hóa đơn.
Cách xử lý gồm:
Ví dụ, hóa đơn ghi sai tên đường trong địa chỉ của khách hàng nhưng mã số thuế và các nội dung còn lại đều đúng thì không cần phát hành hóa đơn thay thế.
Đối với hóa đơn sai mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách, chất lượng, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác, doanh nghiệp được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.
Chẳng hạn, hóa đơn ghi tiền hàng 25 triệu đồng nhưng giá trị đúng là 23 triệu đồng. Kế toán có thể lập hóa đơn điều chỉnh giảm 2 triệu đồng tiền hàng và điều chỉnh khoản thuế tương ứng, hoặc phát hành hóa đơn thay thế ghi nhận số liệu chính xác.
Việc lựa chọn cần xét đến loại hóa đơn, hồ sơ giao dịch và những ngoại lệ được quy định riêng.
Đây là điểm cần chú ý theo quy định năm 2026.
Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đã lập sai, người bán phải lập hóa đơn thay thế theo điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trừ ngoại lệ được quy định tại khoản 5 của điều này.
Quy định tương tự áp dụng với hóa đơn bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, có xét đến ngoại lệ về trả lại tài sản.
Doanh nghiệp bán lẻ, nhà hàng và các đơn vị sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền cần lưu ý điểm này, không áp dụng máy móc cách điều chỉnh của hóa đơn thông thường.
Điều chỉnh hóa đơn là phương án dùng hóa đơn mới để ghi nhận nội dung cần sửa của hóa đơn đã phát hành. Hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện rõ thông tin của hóa đơn gốc được điều chỉnh.
Đối với giá trị tiền hàng, nguyên tắc ghi nhận như sau:
Ví dụ, doanh nghiệp xuất hóa đơn 18 triệu đồng nhưng giá trị đúng là 20 triệu đồng. Khoản chênh lệch tiền hàng cần điều chỉnh tăng là 2 triệu đồng, kèm phần thuế liên quan nếu có.
Ngoài hóa đơn ghi sai, một số nghiệp vụ như trả lại hàng hóa, chiết khấu thương mại hoặc giảm giá trị giao dịch sau khi đã lập hóa đơn cũng có hướng xử lý riêng bằng hóa đơn điều chỉnh.
Thay thế hóa đơn là việc phát hành hóa đơn mới có đầy đủ thông tin chính xác để thay cho hóa đơn lập sai trước đó.
Hóa đơn thay thế phải thể hiện nội dung nhận diện hóa đơn gốc theo quy định, bao gồm mẫu số, ký hiệu, số và ngày lập hóa đơn bị thay thế.
Phương án này thường phù hợp với những trường hợp cần sửa nhiều thông tin trên hóa đơn. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng được tự chọn thay thế, bởi một số nghiệp vụ bắt buộc sử dụng hóa đơn điều chỉnh.
Một điểm quan trọng khác: nếu hóa đơn đã được xử lý bằng phương án điều chỉnh hoặc thay thế nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai, những lần xử lý tiếp theo phải sử dụng lại hình thức đã áp dụng ở lần đầu.
Vì vậy, kế toán cần rà soát kỹ chứng từ trước khi phát hành hóa đơn sửa sai.
Nhiều doanh nghiệp vẫn quen sử dụng thao tác hủy hóa đơn rồi lập hóa đơn mới khi phát hiện sai thông tin.
Tuy nhiên, theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hủy hóa đơn không còn là phương án xử lý thông thường đối với hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót. Người bán cần thực hiện thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế tùy trường hợp.
Cần phân biệt việc hủy hóa đơn đã phát hành với hủy giao dịch kinh doanh.
Ví dụ, doanh nghiệp đã lập hóa đơn khi thu tiền trước cho dịch vụ nhưng sau đó hai bên chấm dứt giao dịch. Trường hợp này được xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh theo quy định, không đơn giản là xóa hóa đơn cũ khỏi phần mềm.
Đối với hóa đơn mới ở trạng thái bản nháp, chưa phát hành, doanh nghiệp cần kiểm tra chức năng xử lý trên hệ thống để tránh nhầm lẫn với hóa đơn đã có dữ liệu phát hành.
Sau khi xác định nội dung sai, doanh nghiệp thực hiện các công việc sau:
Đối chiếu hóa đơn với hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán và dữ liệu kế toán để xác định thông tin cần sửa.
Trường hợp người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, hai bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trước khi điều chỉnh hoặc thay thế.
Quy định cũng có ngoại lệ không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận đối với một số trường hợp chuyển dữ liệu theo bảng tổng hợp, bảng thông tin chi tiết giao dịch và hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử hoặc nền tảng số khác.
Nếu người mua là cá nhân, người bán thông báo trực tiếp hoặc đăng thông báo trên website của mình nếu có.
Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, ký số và thực hiện gửi theo phương thức áp dụng:
Sau đó, kế toán kiểm tra ảnh hưởng đến doanh thu, thuế đầu ra, thuế đầu vào và nghĩa vụ kê khai theo pháp luật thuế hiện hành. Hồ sơ xử lý cần được lưu cùng chứng từ liên quan.
Để tránh phải sửa hóa đơn nhiều lần, doanh nghiệp nên duy trì việc đối chiếu thông tin trước khi phát hành.
Đặc biệt, cần chú ý ba vấn đề:
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp còn được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng, cùng người mua và cùng các thông tin sai theo điều kiện quy định, kèm Mẫu 01/BK-ĐCTT.
Cách xử lý này có thể giảm thao tác khi phải sửa nhiều hóa đơn phát sinh cùng loại lỗi.
Không cần lập lại nếu sai địa chỉ nhưng mã số thuế và các nội dung còn lại thuộc nhóm phải chính xác vẫn đúng. Người bán thông báo cho người mua và thực hiện Mẫu 04/SS-HĐĐT theo quy định.
Doanh nghiệp tiếp tục xử lý theo hình thức điều chỉnh đã sử dụng trước đó. Cần kiểm tra hóa đơn gốc và các lần sửa để xác định chính xác nội dung còn sai.
Có, nếu đáp ứng điều kiện nhiều hóa đơn trong cùng tháng, cùng người mua và sai cùng thông tin theo quy định. Doanh nghiệp cần lập bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT đính kèm.
Việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót không kết thúc ở thao tác phát hành hóa đơn mới. Doanh nghiệp còn phải kiểm tra số liệu kế toán, chứng từ thanh toán và kê khai thuế có liên quan để bảo đảm hồ sơ phản ánh đúng giao dịch.
Nếu chưa xác định được nên điều chỉnh hay thay thế, doanh nghiệp có thể liên hệ Kế Toán Phạm Gia để được hỗ trợ rà soát chứng từ và hướng dẫn xử lý theo quy định đang áp dụng.
Thuế TikTok Shop 2026: Bán Hàng, Affiliate Nộp Bao Nhiêu?
Bán hàng trên TikTok Shop có phải nộp thuế không? Người làm affiliate nhận hoa hồng sẽ bị khấu trừ bao nhiêu? Đây là những câu hỏi được nhiều chủ shop, KOC và người sáng tạo nội dung quan tâm khi chính sách thuế năm 2026 có nhiều thay đổi. Đáng chú ý, ngưỡng doanh...
Giảm Thuế VAT 8% Năm 2026: Hàng Hóa Nào Được Giảm?
Chính sách giảm thuế VAT từ 10% xuống 8% tiếp tục được áp dụng trong năm 2026 theo Nghị quyết 204/2025/QH15. Tuy nhiên, không phải mặt hàng nào cũng được giảm thuế. Doanh nghiệp cần kiểm tra đúng nhóm hàng hóa, dịch vụ trước khi xuất hóa đơn để tránh kê khai sai thuế suất....
Thay đổi thông tin hóa đơn điện tử 2026: Mẫu 01 và cách làm
Từ tháng 10/2026, Cục Thuế mở rộng chức năng xác thực bằng khuôn mặt hoặc OTP đối với các yêu cầu thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần kiểm tra lại dữ liệu đăng ký, chuẩn bị thông tin định danh và sử dụng...
0 comments
Comments