Tình trạng doanh nghiệp sử dụng song song hai hệ thống sổ kế toán đang trở thành một trong những hình thức gian lận thuế phổ biến và nguy hiểm nhất hiện nay. Một hệ thống được dùng để phản ánh số liệu thực tế nội bộ, trong khi hệ thống còn lại được “làm đẹp” để kê khai với cơ quan thuế, nhằm che giấu doanh thu và giảm nghĩa vụ thuế phải nộp. Trước thực tế đó, Cục Thuế đã ban hành Công văn 1902/CT-CĐS ngày 31/03/2026 nhằm phối hợp ngăn chặn hành vi gian lận thuế thông qua việc sử dụng song song hai hệ thống sổ kế toán tài chính.
Bài viết dưới đây Kế Toán Phạm Gia sẽ phân tích rõ nội dung công văn, trách nhiệm của đơn vị cung cấp phần mềm và những việc doanh nghiệp cần làm ngay để tránh rủi ro pháp lý.
Theo nội dung công văn, Cục Thuế nhận thấy vẫn tồn tại tình trạng một số doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán hoặc phần mềm bán hàng để vận hành hai hệ thống sổ kế toán trở lên trong cùng một kỳ kế toán năm. Mục đích chính là che giấu doanh thu thực tế, giảm số thuế GTGT, thuế TNDN hoặc các nghĩa vụ thuế liên quan.
Điểm đáng chú ý là cơ quan thuế nhấn mạnh: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi nhận đầy đủ, chính xác và kịp thời trên một hệ thống sổ kế toán duy nhất. Việc cố tình tách dữ liệu bán hàng, báo cáo tài chính và dữ liệu nội bộ thành nhiều luồng khác nhau được xem là dấu hiệu rõ ràng của hành vi gian lận thuế.
Công văn 1902/CT-CĐS yêu cầu các tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán và dịch vụ giá trị gia tăng không phát triển, tích hợp hoặc hỗ trợ triển khai hệ thống có khả năng vận hành song song hai hệ thống sổ kế toán cho cùng một đơn vị kinh doanh.
Điều này đồng nghĩa các nhà cung cấp phần mềm phải rà soát toàn bộ tính năng liên quan đến phân tách dữ liệu, xuất báo cáo đa luồng hoặc chỉnh sửa dữ liệu ngoài quy trình kiểm soát.
Một yêu cầu rất quan trọng khác là phần mềm phải có khả năng:
Đây là bước đi phù hợp với xu hướng quản lý thuế theo dữ liệu số và dòng tiền thực tế mà ngành Thuế đang triển khai mạnh trong năm 2026.
Công văn cũng định hướng việc kết nối và truyền dữ liệu tự động từ phần mềm bán hàng, kế toán đến cơ quan thuế theo từng giao dịch thực tế. Điều này giúp giảm khoảng trống cho việc “để ngoài sổ” doanh thu hoặc ghi nhận chênh lệch giữa bán hàng thực tế và số liệu kê khai.
Với doanh nghiệp, đây không chỉ là cảnh báo dành cho nhà cung cấp phần mềm mà còn là tín hiệu cho thấy cơ quan thuế sẽ tăng cường đối soát dữ liệu.
Doanh nghiệp nên thực hiện ngay các việc sau:
Cần kiểm tra xem hệ thống hiện tại có cho phép tách nhiều bộ dữ liệu doanh thu, xuất báo cáo nội bộ khác báo cáo thuế hoặc chỉnh sửa sau khi phát hành hóa đơn hay không.
Doanh thu từ POS, website, sàn thương mại điện tử, đơn hàng nội bộ và hóa đơn điện tử phải được đồng bộ về cùng một nguồn dữ liệu kế toán.
Phân quyền người dùng, nhật ký thao tác, thời điểm sửa dữ liệu và quy trình phê duyệt là những yếu tố bắt buộc để hạn chế rủi ro bị quy kết gian lận.
Ở giai đoạn này, việc sử dụng dịch vụ kế toán thuế chuyên nghiệp từ Kế Toán Phạm Gia sẽ giúp doanh nghiệp rà soát sổ sách, đối chiếu doanh thu đa kênh, kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu phần mềm và kịp thời điều chỉnh trước khi cơ quan thuế thanh tra hoặc đối soát hệ thống.
Việc duy trì song song hai hệ thống sổ kế toán không chỉ dẫn đến truy thu thuế mà còn có thể kéo theo:
Cục Thuế đã khẳng định đây là hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến môi trường cạnh tranh và thất thu ngân sách nhà nước.
Công văn 1902/CT-CĐS ngày 31/03/2026 cho thấy cơ quan thuế đang chuyển mạnh từ quản lý hồ sơ sang quản lý theo dữ liệu thời gian thực. Do đó, doanh nghiệp không nên chờ đến khi bị kiểm tra mới rà soát hệ thống.
Việc chuẩn hóa quy trình bán hàng, hóa đơn điện tử, sổ kế toán và dữ liệu thuế ngay từ bây giờ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro truy thu, xử phạt và bảo vệ uy tín trong hoạt động kinh doanh.
Nguồn tham khảo: Cục Thuế – Bộ Tài chính; Công văn số 1902/CT-CĐS ngày 31/03/2026; Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14; Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế.
Thủ tục cần thực hiện sau khi thành lập công ty: Doanh nghiệp cần làm gì?
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty vẫn cần hoàn thiện nhiều thủ tục quan trọng trước khi chính thức đi vào hoạt động. Kế Toán Phạm Gia sẽ cùng doanh nghiệp điểm qua những công việc cần thực hiện sau khi thành lập công ty để hạn chế...
Doanh nghiệp cần cập nhật những thông tin gì năm 2026?
Rà soát thông tin đăng ký doanh nghiệp không chỉ cần thực hiện khi có sự thay đổi mà còn là bước quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát tính chính xác của hồ sơ pháp lý. Từ ngành nghề kinh doanh, địa chỉ trụ sở đến thành viên, cổ đông và chủ sở hữu...
Dịch vụ xin cấp Giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế
Kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế là ngành nghề có điều kiện, doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu về ký quỹ, người phụ trách và hồ sơ chuyên ngành trước khi hoạt động. Kế toán Phạm Gia cung cấp dịch vụ xin Giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc...
