Hóa Đơn Điện Tử Và Quy Định Hiện Hành

Hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp kể từ ngày 1/7/2022. Đây không chỉ là công cụ hỗ trợ quản lý tài chính mà còn góp phần minh bạch hóa giao dịch và tiết kiệm chi phí vận hành. Theo các quy định hiện hành như Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp cần hiểu rõ cách thức áp dụng và tuân thủ để tránh rủi ro pháp lý. Bài viết này sẽ, Kế Toán Phạm Gia giúp bạn cập nhật các thông tin quan trọng về hóa đơn điện tử, từ định nghĩa, các loại hóa đơn, đến các quy định mới nhất cần lưu ý.

Nội dung bắt buộc trên hoá đơn điện tử

Hóa đơn điện tử cần tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về nội dung, đảm bảo tính hợp lệ và giá trị pháp lý trong giao dịch. Dưới đây là các nội dung bắt buộc mà một hóa đơn điện tử phải bao gồm, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC:

1. Tên hóa đơn và ký hiệu hóa đơn

• Hóa đơn cần ghi rõ loại hóa đơn, chẳng hạn như hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng.
• Ký hiệu hóa đơn gồm: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn (bao gồm mã số thuế và loại hóa đơn).

2. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

• Thông tin đầy đủ của tổ chức hoặc cá nhân lập hóa đơn.
• Trường hợp ủy nhiệm lập hóa đơn, cần hiển thị thông tin cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.

3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

• Nếu khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân có mã số thuế, thông tin này phải được điền đầy đủ.

4. Thông tin hàng hóa, dịch vụ

• Mô tả chi tiết từng mặt hàng hoặc dịch vụ, bao gồm:
  • Tên hàng hóa, dịch vụ.
  • Đơn vị tính.
  • Số lượng, đơn giá, thành tiền.

5. Thuế suất và số tiền thuế

• Thuế suất giá trị gia tăng (nếu có) được ghi rõ.
• Số tiền thuế tính theo từng mặt hàng và tổng cộng trên hóa đơn.

6. Tổng giá trị thanh toán

• Tổng giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm cả thuế (nếu có).
• Số tiền bằng chữ để tránh nhầm lẫn.

7. Ngày, tháng, năm lập hóa đơn

• Ngày lập hóa đơn phải khớp với ngày thực tế phát sinh giao dịch.

8. Chữ ký số hoặc dấu của tổ chức phát hành

• Chữ ký số của người bán hoặc bên cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Nếu là hóa đơn điện tử có mã, cần mã xác thực của cơ quan thuế.

9. Mã tra cứu hóa đơn

• Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, mã này giúp người mua kiểm tra tính hợp pháp qua cổng thông tin hóa đơn điện tử.

Đảm bảo đầy đủ các nội dung này không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp luật mà còn tăng tính minh bạch và sự tin cậy trong giao dịch. Các doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm túc để tránh sai sót, dẫn đến xử phạt hoặc các hệ lụy không mong muốn

Các nội dung không bị bắt buộc trên hoá đơn điện tử

Mặc dù hóa đơn điện tử phải đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định, một số thông tin không bắt buộc nhưng doanh nghiệp có thể bổ sung tùy vào nhu cầu thực tế hoặc đặc điểm ngành nghề. Các nội dung không bắt buộc bao gồm:

1. Logo của doanh nghiệp

• Việc thêm logo trên hóa đơn giúp tăng tính nhận diện thương hiệu, nhưng pháp luật không yêu cầu bắt buộc. Doanh nghiệp có thể tùy chọn thêm logo ở vị trí phù hợp trên hóa đơn.

2. Thông tin chi tiết liên hệ

• Các thông tin như số điện thoại, email, hoặc website của doanh nghiệp không bắt buộc phải có trên hóa đơn. Tuy nhiên, đây là nội dung hữu ích để khách hàng dễ dàng liên hệ khi cần.

3. Chi tiết khuyến mãi hoặc ưu đãi

• Các thông tin liên quan đến khuyến mãi, giảm giá hoặc quà tặng không cần thiết phải thể hiện trên hóa đơn, trừ khi có ảnh hưởng đến giá trị thanh toán.

4. Thông tin của người nhận hóa đơn

• Trong trường hợp hóa đơn được lập cho tổ chức, chỉ cần tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua. Các thông tin khác như người nhận hàng, chức vụ hoặc phòng ban không phải là nội dung bắt buộc.

5. Mã nội bộ hoặc số quản lý riêng

• Một số doanh nghiệp sử dụng mã số hoặc ký hiệu nội bộ để quản lý hóa đơn, nhưng đây là thông tin tự nguyện, không nằm trong quy định bắt buộc.

6. Ghi chú hoặc thông điệp cá nhân hóa

• Các ghi chú, thông điệp cảm ơn hoặc lời chúc có thể được thêm để tạo ấn tượng tốt, nhưng không phải nội dung quy định bắt buộc.

7. Thông tin thanh toán chi tiết

• Các hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản) hoặc thông tin tài khoản ngân hàng của người bán không phải là nội dung bắt buộc, trừ khi cần thiết theo thỏa thuận giữa các bên.

Doanh nghiệp tự điều chỉnh hóa đơn phù hợp với nhu cầu thực tế mà không vi phạm quy định pháp luật. Tuy nhiên, cần đảm bảo rằng việc bổ sung các thông tin tùy chọn không làm thay đổi hoặc che lấp các nội dung bắt buộc

Xem thêm: Thuế suất TNDN và cách tính toán

Hoá đơn không đầy đủ nội dung bắt buộc có hình phạt như thế nào ?

lập hóa đơn điện tử không đầy đủ nội dung bắt buộc được coi là vi phạm pháp luật và có thể dẫn đến các hình phạt hành chính hoặc hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Dưới đây là các mức phạt và các vấn đề cần lưu ý, dựa trên Nghị định 125/2020/NĐ-CP và các văn bản pháp luật liên quan:

1. Các mức phạt hành chính

• Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 3 triệu đến 5 triệu đồng:
  Áp dụng cho trường hợp hóa đơn lập không đầy đủ các nội dung bắt buộc, nhưng không làm ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của bên bán và bên mua.
• Phạt tiền từ 5 triệu đến 10 triệu đồng:
  Nếu hóa đơn lập sai, thiếu nội dung bắt buộc và làm ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế hoặc gây khó khăn trong việc tra cứu, kiểm tra của cơ quan thuế.
• Phạt tiền từ 20 triệu đến 50 triệu đồng:
  Khi doanh nghiệp cố tình không lập hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp trong các giao dịch kinh doanh.

2. Biện pháp khắc phục hậu quả

• Buộc điều chỉnh, bổ sung hóa đơn:
  Doanh nghiệp phải bổ sung nội dung còn thiếu hoặc điều chỉnh lại hóa đơn theo đúng quy định trong thời hạn mà cơ quan thuế yêu cầu.
• Buộc nộp lại số thuế chênh lệch:
  Nếu việc thiếu nội dung làm ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp phải nộp đầy đủ số thuế bị thiếu cùng tiền phạt.

3. Các tình huống thường gặp

• Thiếu các thông tin như: mã số thuế, tên khách hàng, thuế suất, hoặc chữ ký số.
• Sai định dạng hóa đơn không đúng quy định (ví dụ: không dùng định dạng XML đối với hóa đơn điện tử).
• Không gửi hóa đơn lên cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã.

4. Hậu quả lâu dài

• Làm mất uy tín doanh nghiệp đối với đối tác và khách hàng.
• Bị cơ quan thuế đưa vào diện quản lý rủi ro cao, tăng tần suất kiểm tra thuế.
• Trong một số trường hợp, hóa đơn không hợp lệ có thể dẫn đến tranh chấp pháp lý với đối tác.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát hóa đơn chặt chẽ, đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định. Việc sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp uy tín hoặc thường xuyên cập nhật quy định pháp luật sẽ giúp giảm thiểu rủi ro vi phạm