Chi Tiết Thủ Tục Hủy Hóa Đơn Điện Tử Đã Phát Hành

Lỡ tay phát hành nhầm hóa đơn điện tử? Cảm giác hoang mang là điều dễ hiểu. Kế Toán Phạm Gia sẽ cùng bạn tìm hiểu thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành, giúp bạn giải quyết vấn đề đơn giản và hiệu quả.

Hóa đơn điện tử đã phát hành là gì?

Hóa đơn điện tử đã phát hành là hóa đơn đã được người bán lập trên hệ thống phần mềm, ký số đầy đủ và gửi cho người mua qua phương tiện điện tử. Đây là giai đoạn cuối cùng trong quy trình xuất hóa đơn điện tử, đồng nghĩa với việc hóa đơn đã có giá trị pháp lý và được cơ quan thuế ghi nhận.

Nói cách khác, một hóa đơn điện tử được xem là “đã phát hành” khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Được lập đúng mẫu theo quy định của pháp luật.
• Có đầy đủ thông tin bắt buộc: tên bên bán, bên mua, mã số thuế, hàng hóa dịch vụ, đơn giá, thuế GTGT (nếu có)…
• Được ký số bởi người bán (thường là đại diện pháp lý của doanh nghiệp).
• Đã được gửi thành công cho người mua qua email, hệ thống quản lý hoặc nền tảng hóa đơn điện tử.
• Được cơ quan thuế chấp nhận và ghi nhận trên hệ thống quản lý hóa đơn.

Ví dụ dễ hiểu:

Doanh nghiệp A bán hàng cho khách hàng B, sau khi tạo hóa đơn trên phần mềm, doanh nghiệp A ký số và gửi hóa đơn cho B qua email. Đồng thời, hóa đơn đó được truyền lên hệ thống Tổng cục Thuế và nhận phản hồi thành công. Như vậy, hóa đơn đó được coi là đã phát hành.

Hóa đơn điện tử đã phát hành có huỷ được không?

Câu trả lời là: Có thể hủy, tuy nhiên phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật hiện hành. Không phải hóa đơn điện tử nào đã phát hành cũng được tự do hủy bỏ. Việc hủy chỉ được phép thực hiện trong một số trường hợp nhất định và cần thực hiện đúng trình tự, thủ tục theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Khi nào được phép hủy hóa đơn điện tử đã phát hành?

Doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh được phép hủy hóa đơn điện tử đã phát hành khi:

• Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Hóa đơn đã lập có sai sót thông tin như: tên người mua, địa chỉ, mã số thuế, số tiền, thuế suất, hoặc mô tả hàng hóa.
• Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng hai bên thống nhất không tiếp tục giao dịch.

Lưu ý: Nếu hóa đơn đã được người mua kê khai thuế thì không được hủy, mà phải xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh.

Xem thêm: Tự Đăng Ký Mã Số Thuế Cá Nhân Ở Đâu?

Thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

Khi xác định được hóa đơn đủ điều kiện để hủy, doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng quy trình sau:

Bước 1: Lập biên bản hủy hóa đơn

Hai bên mua – bán cần lập biên bản thỏa thuận hủy hóa đơn, trong đó ghi rõ:

• Thông tin hóa đơn cần hủy (số hóa đơn, ngày lập, nội dung…)
• Lý do hủy hóa đơn
• Cam kết của hai bên về việc không sử dụng hóa đơn đã lập

Biên bản cần có chữ ký xác nhận của cả hai bên và được lưu trữ cẩn thận.

Bước 2: Thực hiện thao tác hủy trên hệ thống phần mềm

Doanh nghiệp đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử và thực hiện thao tác hủy đúng hóa đơn đã lập. Một số hệ thống sẽ tự động ghi nhận trạng thái “đã hủy”, đồng thời lưu lại thời điểm và người thực hiện.

Bước 3: Thông báo đến cơ quan thuế (nếu cần)

Với các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, việc hủy cần được thông báo và gửi dữ liệu đến hệ thống thuế để cập nhật trạng thái hóa đơn. Một số trường hợp phải nộp thông báo kết quả hủy hóa đơn theo mẫu 04/SS-HĐĐT.

Bước 4: Lập hóa đơn mới (nếu cần)

Sau khi hủy, nếu vẫn phát sinh giao dịch, doanh nghiệp cần lập lại hóa đơn mới chính xác để gửi lại cho người mua và cập nhật lại dữ liệu với cơ quan thuế.

Một số lưu ý khi hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

• Việc hủy nên được thực hiện càng sớm càng tốt sau khi phát hiện sai sót.
• Không được tự ý chỉnh sửa hoặc xóa hóa đơn sai trên hệ thống mà không có biên bản và thao tác hủy đúng quy trình.
• Luôn lưu trữ đầy đủ hồ sơ hủy hóa đơn (biên bản, thông báo, văn bản xác nhận…) để phục vụ việc kiểm tra, thanh tra thuế.

Thực hiện đúng thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rắc rối về thuế mà còn đảm bảo tính minh bạch, chuyên nghiệp trong quản lý hóa đơn.

Xử lý sai sót, hủy hoặc điều chỉnh hóa đơn điện tử không hề đơn giản nếu bạn không nắm rõ quy định pháp luật và quy trình kỹ thuật. Sai một bước có thể khiến doanh nghiệp bị phạt, bị truy thu thuế hoặc gặp rắc rối trong quyết toán.

Kế Toán Phạm Gia hỗ trợ mọi vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử, với đội ngũ kế toán giàu kinh nghiệm, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn và xử lý hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, hỗ trợ:

• Kiểm tra, rà soát hóa đơn đã phát hành
• Lập biên bản hủy hóa đơn đúng mẫu
• Thực hiện thủ tục hủy hoặc điều chỉnh hóa đơn theo đúng quy định
• Kết nối và nộp thông tin tới cơ quan thuế nhanh chóng, chính xác

Liên hệ ngay với Kế Toán Phạm Gia để được tư vấn miễn phí và xử lý mọi vướng mắc về hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, đúng luật và an toàn cho doanh nghiệp của bạn.