Lưu Ý Khi Trích Trước Chi Phí Sửa Chữa Tài Sản Cố Định

Nhiều doanh nghiệp vẫn còn nhầm lẫn giữa việc ghi nhận chi phí sửa chữa phát sinh và việc trích trước chi phí sửa chữa tài sản cố định. Mặc dù cả hai đều liên quan đến việc xử lý các khoản chi phí bảo trì tài sản, nhưng bản chất và thời điểm ghi nhận của chúng lại khác nhau. Bài viết này của Kế Toán Phạm Gia sẽ giúp bạn phân biệt rõ ràng hai khái niệm này và những lưu ý quan trọng khi thực hiện nghiệp vụ trích trước.

CHI PHÍ SỬA CHỮA TÀI SẢN CỐ ĐỊNH LÀ GÌ ?

Chi phí sửa chữa tài sản cố định là các khoản chi phí mà doanh nghiệp chi ra để duy trì, khôi phục hoặc nâng cấp tài sản cố định nhằm đảm bảo tài sản hoạt động hiệu quả trong suốt  thời gian sử dụng. Những chi phí này có thể bao gồm chi phí thay thế phụ tùng, bảo dưỡng định kỳ hoặc sửa chữa lớn.

Phân loại chi phí sửa chữa tài sản cố định

Chi phí sữa chữa tài sản cố định được phân loại thành 2 nhóm chính:

• Sửa chữa thường xuyên: Hoạt động bảo tì nhỏ như thay thế hoặc bảo dưỡng bộ phận tài sản cố định để duy trì hoạt động ổn định. Chi phí cho các hoạt động này thường thấp và được hạch toán trực tiếp cào chí phí kinh doanh của kỳ kế toán
• Sửa chữa lớn: Là các hoạt động sửa chữa quy mô lớn nhằm khôi phục hoặc nâng cấp máy móc và thiết bị hư hỏng nặng. Những sửa chữa này thường tốn thời gian, chi phí lớn, và có thể yêu cầu ngừng sử dụng tài sản. 

CƠ SỞ PHÁP LÝ

Quy định rõ ràng tại Điều 7 Thông tư 45/2013/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 25/4/2013. Thông tư này hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ, và có hiệu lực thi hành từ ngày 10/6/2013.

Theo quy định tại Điều 7, doanh nghiệp được phép trích trước chi phí sửa chữa tài sản cố định trong trường hợp TSCĐ có phát sinh chi phí sửa chữa định kỳ đều đặn trong quá trình sử dụng. Việc trích trước này nhằm phân bổ chi phí sửa chữa vào các kỳ kế toán, giúp phản ánh chính xác chi phí sản xuất kinh doanh.

Cụ thể:

• Trường hợp chi phí thực tế nhỏ hơn số đã trích: Doanh nghiệp hạch toán giảm chi phí kinh doanh trong kỳ phần chênh lệch giữa chi phí thực tế và số đã trích.​

• Trường hợp chi phí thực tế lớn hơn số đã trích: Doanh nghiệp tính phần chênh lệch thêm này vào chi phí hợp lý trong kỳ.​

Ngoài ra, Thông tư 45/2013/TT-BTC cũng thay thế Thông tư số 203/2009/TT-BTC, cập nhật và bổ sung các quy định về quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ, nhằm phù hợp với thực tiễn và nâng cao hiệu quả quản lý tài sản trong doanh nghiệp. ​

ĐIỀU KIỆN VÀ NGUYÊN TẮC TRÍCH TRƯỚC CHI PHÍ SỬA CHỮA TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

1. Điều kiện trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ

• Sửa chữa có tính chu kỳ: TSCĐ phải có kế hoạch sửa chữa định kỳ, như bảo dưỡng hàng năm hoặc theo chu kỳ 2–3 năm.​

• Có dự toán chi phí rõ ràng: Doanh nghiệp cần lập dự toán chi phí sửa chữa và phân bổ đều vào chi phí hàng năm.​

2. Nguyên tắc trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ

• Hạch toán theo dự toán: Chi phí sửa chữa được trích trước vào chi phí hàng năm theo dự toán đã lập.​

• Xử lý chênh lệch:

  • Nếu chi phí thực tế lớn hơn số đã trích: Phần chênh lệch được tính thêm vào chi phí hợp lý trong kỳ.

  • Nếu chi phí thực tế nhỏ hơn số đã trích: Phần chênh lệch được hạch toán giảm chi phí kinh doanh trong kỳ.​

• Không ghi tăng nguyên giá TSCĐ: Chi phí sửa chữa không được ghi tăng nguyên giá TSCĐ, trừ khi việc sửa chữa làm tăng đáng kể lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản.

HƯỚNG DẪN HẠCH TOÁN TRÍCH TRƯỚC CHI PHÍ SỬA CHỮA TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Hạch toán trích trước chi phí sửa chữa tài sản cố định (TSCĐ) giúp doanh nghiệp phân bổ chi phí sửa chữa định kỳ vào các kỳ kế toán

1. Khi trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ

Đối với TSCĐ có kế hoạch sửa chữa định kỳ, doanh nghiệp được trích trước chi phí sửa chữa theo dự toán vào chi phí hàng năm. Việc trích trước này giúp phân bổ chi phí sửa chữa vào các kỳ kế toán, tránh biến động lớn về chi phí trong kỳ có phát sinh sửa chữa.

Bút toán hạch toán:

• Nợ TK 627, 641, 642 (Chi phí sản xuất, bán hàng, quản lý): Số tiền trích trước.​

• Có TK 352 (Dự phòng phải trả): Số tiền trích trước.​

2. Khi phát sinh chi phí sửa chữa thực tế

Khi phát sinh chi phí sửa chữa thực tế, doanh nghiệp hạch toán chi phí thực tế phát sinh và xử lý chênh lệch giữa chi phí thực tế và số đã trích trước.​

Bút toán hạch toán:

• Nợ TK 352 (Dự phòng phải trả): Số tiền đã trích trước.​

• Nợ TK 627, 641, 642 (Chi phí sản xuất, bán hàng, quản lý): Phần chênh lệch nếu chi phí thực tế lớn hơn số đã trích.​

• Có TK 111, 112, 331 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán): Tổng chi phí sửa chữa thực tế.

Cách Tính Khấu Hao Tài Sản Cố Định

3. Xử lý chênh lệch giữa chi phí thực tế và số đã trích

• Nếu chi phí thực tế lớn hơn số đã trích: Phần chênh lệch được hạch toán bổ sung vào chi phí trong kỳ.​

  Bút toán hạch toán:

  • Nợ TK 627, 641, 642: Phần chênh lệch.​

  • Có TK 111, 112, 331: Phần chênh lệch.​

• Nếu chi phí thực tế nhỏ hơn số đã trích: Phần chênh lệch được hạch toán giảm chi phí kinh doanh trong kỳ.​

  Bút toán hạch toán:

  • Nợ TK 352: Phần chênh lệch.​

  • Có TK 627, 641, 642: Phần chênh lệch.

NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG

Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi thực hiện:​

• Lập kế hoạch sửa chữa định kỳ rõ ràng
• Phân biệt giữa sửa chữa và nâng cấp TSCĐ
• Xử lý chênh lệch giữa chi phí thực tế và số đã trích
• Tuân thủ thời gian phân bổ chi phí
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ và chứng từ

Chi phí sửa chữa TSCĐ được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh nhưng thời gian tối đa không quá 3 năm, theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC.

Để thực hiện đúng, doanh nghiệp cần lập kế hoạch sửa chữa định kỳ rõ ràng, phân biệt giữa sửa chữa và nâng cấp TSCĐ, xử lý chênh lệch giữa chi phí thực tế và số đã trích, tuân thủ thời gian phân bổ chi phí và lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan.