Chế Độ Khấu Trừ Chi Phí TNCD Cho Người Làm Nghề Tự Do

Không ít người làm việc tự do vẫn lúng túng trong việc kê khai và tính toán theo chế độ khấu trừ chi phí TNCN cho người làm nghề tự do. Nếu thiếu hiểu biết, bạn có thể đối mặt với rủi ro về thuế hoặc chi trả nhiều hơn mức cần thiết. Đồng hành cùng Kế Toán Phạm Gia, mọi quy trình sẽ trở nên đơn giản, chuẩn xác và an toàn hơn.

Khấu trừ chi phí khi tính thu nhập chịu thuế TNCN là gì?

Khấu trừ chi phí là việc loại bỏ khỏi thu nhập các khoản chi hợp lý, có liên quan trực tiếp đến quá trình tạo thu nhập trước khi tính thuế thu nhập cá nhân. Với người làm nghề tự do, những chi phí này có thể bao gồm:

• Chi phí công cụ, thiết bị phục vụ công việc
• Chi phí văn phòng phẩm, tài liệu, phần mềm
• Chi phí đi lại, điện thoại, internet liên quan đến dự án
• Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc hoặc các khoản đóng góp theo quy định

Việc khấu trừ hợp lý giúp cá nhân làm nghề tự do giảm số thuế phải nộp và minh bạch khi khai thuế.

Đối tượng được xem là người làm nghề tự do

Người làm nghề tự do (freelancer) là cá nhân không có hợp đồng lao động dài hạn mà chủ yếu làm việc theo hợp đồng dịch vụ hoặc thỏa thuận dân sự. Các nhóm công việc thường gặp gồm:

• Viết content, dịch thuật, thiết kế đồ họa, lập trình
• Dạy học online, gia sư, huấn luyện viên cá nhân
• Biểu diễn nghệ thuật, sáng tạo nội dung, thủ công mỹ nghệ
• Dịch vụ tư vấn, marketing, truyền thông

Những cá nhân này có thể nhận thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau và phải tự xác định nghĩa vụ thuế theo quy định.

Chứng từ cần có để được khấu trừ chi phí

Để cơ quan thuế công nhận chi phí hợp lý, người làm nghề tự do cần chuẩn bị và lưu giữ:

• Hợp đồng dịch vụ hoặc biên bản thỏa thuận với khách hàng
• Hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp pháp (hóa đơn điện tử, biên lai)
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cung cấp
• Giấy tờ chứng minh khoản chi liên quan trực tiếp đến công việc

Nếu thiếu chứng từ hợp lệ, chi phí sẽ không được chấp nhận khi quyết toán, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế.

Cập nhật mới về chứng từ khấu trừ năm 2025

Từ năm 2025, cơ quan thuế áp dụng rộng rãi chứng từ khấu trừ thuế điện tử. Chứng từ phải thể hiện rõ:

• Thông tin của bên trả và bên nhận thu nhập
• Loại thu nhập phát sinh
• Tổng thu nhập, khoản giảm trừ, số thuế đã khấu trừ
• Chữ ký điện tử của tổ chức trả thu nhập

Quy định này giúp tăng tính minh bạch, hạn chế rủi ro gian lận và thuận lợi cho việc lưu trữ, đối chiếu khi quyết toán.

Dịch vụ nổi bật: Dịch vụ kế toán

Cách tính thu nhập chịu thuế và khấu trừ chi phí

Người làm nghề tự do cần thực hiện các bước:

1. Xác định tổng thu nhập từ các hợp đồng, thù lao, dịch vụ.
2. Trừ các khoản giảm trừ hợp pháp như bảo hiểm bắt buộc, giảm trừ gia cảnh.
3. Khấu trừ các khoản chi phí hợp lý có chứng từ hợp lệ.
4. Áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần hoặc thuế suất khoán theo quy định đối với từng loại thu nhập.

Cách tính chính xác sẽ giúp cá nhân kê khai đúng và tránh bị truy thu hoặc xử phạt.

Lưu ý quan trọng khi khấu trừ chi phí TNCN

• Chỉ ghi nhận chi phí có chứng từ hợp pháp, liên quan trực tiếp đến hoạt động tạo thu nhập.
• Không kê khai chi phí không có thật hoặc không chứng minh được bằng tài liệu hợp lệ.
• Phân biệt rõ từng loại thu nhập (tiền công, thù lao, bản quyền, chuyển nhượng…) vì mỗi loại có cách tính thuế khác nhau.
• Kiểm tra kỹ nội dung chứng từ khấu trừ thuế trước khi nộp quyết toán.

Thủ tục khai, nộp và quyết toán thuế cho người làm nghề tự do

Có hai trường hợp phổ biến:

Tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập đã khấu trừ thuế thay cá nhân: Người nhận chỉ cần lưu giữ chứng từ khấu trừ để nộp khi quyết toán.

Cá nhân tự khai và nộp thuế: Cần lập tờ khai theo mẫu, chuẩn bị chứng từ chi phí và nộp hồ sơ cho cơ quan thuế theo kỳ hạn.

Dù thuộc trường hợp nào, việc lưu trữ chứng từ tối thiểu theo quy định luôn là bắt buộc.

Đọc thêm: Thông Tư Số 32/2025/TT-BTC Của Bộ Tài Chính Sửa Đổi Và Bổ Sung

Bí quyết tối ưu quản lý thuế cho freelancer

• Luôn ký hợp đồng dịch vụ để đảm bảo tính pháp lý khi phát sinh thu nhập.
• Yêu cầu hóa đơn, chứng từ khấu trừ đúng mẫu, đặc biệt là chứng từ điện tử theo quy định mới.
• Ưu tiên thanh toán qua chuyển khoản để minh bạch hóa giao dịch.
• Phân loại và lưu trữ chứng từ theo từng dự án, đồng thời sao lưu dữ liệu điện tử để tránh mất mát.
• Khi có thu nhập đa dạng, nên sử dụng dịch vụ kế toán hoặc tư vấn thuế để tối ưu chi phí và tránh sai sót.

Trong bối cảnh năm 2025 với nhiều thay đổi liên quan đến chứng từ điện tử, mỗi cá nhân cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, áp dụng đúng nguyên tắc để tránh rủi ro và yên tâm trong hoạt động kinh doanh.

Nếu bạn cần được tư vấn chi tiết hơn hoặc hỗ trợ trong việc kê khai và quyết toán, Kế Toán Phạm Gia sẵn sàng đồng hành, mang đến giải pháp an toàn và hiệu quả cho hoạt động tài chính của bạn.