Chi Phí Tiếp Khách Hạch Toán Vào Tài Khoản Nào?

Mỗi quyết định tài chính trong doanh nghiệp đều đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ chặt chẽ các quy định hiện hành. Trong đó, chi phí tiếp khách, một khoản mục thường xuyên phát sinh, luôn là đề tài được quan tâm. Làm thế nào để phân loại và ghi nhận đúng đắn khoản chi này? Và liệu có một tài khoản cụ thể nào dành riêng cho nó hay không? Hãy cùng Kế Toán Phạm Gia đi tìm câu trả lời cho câu hỏi: chi phí tiếp khách hạch toán vào tài khoản nào trong bài viết dưới đây.

Chi phí tiếp khách là gì?

Chi phí tiếp khách là các khoản chi mà doanh nghiệp bỏ ra để tổ chức các hoạt động gặp gỡ, chiêu đãi khách hàng, đối tác hoặc tổ chức hội họp, giao lưu nhằm mục đích thúc đẩy quan hệ thương mại và phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Khoản chi này có thể bao gồm: tiền ăn uống tại nhà hàng, chi phí tổ chức hội nghị khách hàng, quà tặng tiếp khách, chi phí thuê địa điểm,…

Tuy không trực tiếp tạo ra doanh thu, nhưng chi phí tiếp khách là một phần quan trọng trong chiến lược duy trì và phát triển mối quan hệ đối tác, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp đạt mục tiêu kinh doanh lâu dài. Vì vậy, nếu được hạch toán đúng và đủ điều kiện, đây là loại chi phí được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Chi phí tiếp khách hạch toán vào tài khoản nào?

Ghi nhận đúng tài khoản kế toán không chỉ giúp minh bạch tài chính mà còn đảm bảo chi phí được công nhận hợp lệ khi quyết toán thuế. Vậy chi phí tiếp khách cần hạch toán vào tài khoản nào theo quy định kế toán mới nhất hiện nay?

Tài khoản sử dụng

Theo Thông tư 200 và Thông tư 133 của Bộ Tài chính, chi phí tiếp khách được hạch toán vào:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, hoặc chi tiết hơn:
  • TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý
  • TK 6422: Chi phí vật liệu, đồ dùng văn phòng
  • TK 6428: Các chi phí quản lý doanh nghiệp khác
• Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, nếu có hóa đơn VAT hợp lệ
• Có TK 111/112/131: Tùy vào hình thức chi tiền (tiền mặt, chuyển khoản, hoặc tạm ứng)

Ví dụ: Doanh nghiệp chi 11 triệu đồng tiếp khách, gồm 10 triệu chi phí trước thuế và 1 triệu thuế GTGT

• Nợ TK 642: 10.000.000 đồng
• Nợ TK 1331: 1.000.000 đồng
• Có TK 111: 11.000.000 đồng

Do đó, kế toán viên cần nắm chắc nguyên tắc ghi nhận, sử dụng đúng tài khoản theo đúng bản chất nghiệp vụ và đảm bảo đầy đủ chứng từ hợp lệ đi kèm. Đây là bước quan trọng để chi phí tiếp khách được tính hợp lý, đúng luật và tránh rủi ro bị loại khi quyết toán thuế.

Điều kiện để chi phí tiếp khách được tính là chi phí hợp lý

Để được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, chi phí tiếp khách phải đáp ứng các điều kiện sau:

Gắn liền với hoạt động sản xuất, kinh doanh

Khoản chi tiếp khách phải nhằm phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh như: ký kết hợp đồng, giữ quan hệ với đối tác, thăm hỏi khách hàng, hội nghị khách hàng,…

Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ

• Hóa đơn giá trị gia tăng (hoặc hóa đơn bán hàng)
• Nếu chi phí từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng
• Có bảng kê chi tiết món ăn, dịch vụ sử dụng, nếu hóa đơn ghi chung chung như “tiếp khách”, “ăn uống” thì nên đính kèm bảng kê của nhà hàng

Hồ sơ đầy đủ và hợp lệ

• Phiếu đề nghị thanh toán hoặc phiếu tạm ứng
• Bảng kê chi tiết các khoản chi
• Hợp đồng/biên bản làm việc, nếu có liên quan
• Chứng từ thanh toán (phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ)

Chi phí tiếp khách có bị giới hạn không?

Từ năm 2015, Luật sửa đổi các luật về thuế đã bãi bỏ mức khống chế 15% đối với chi phí quảng cáo, khuyến mãi, tiếp thị, hội nghị, tiếp khách,… Do đó, hiện nay chi phí tiếp khách không bị giới hạn tỷ lệ. Doanh nghiệp được quyền ghi nhận toàn bộ chi phí tiếp khách vào chi phí hợp lý nếu đáp ứng các điều kiện về chứng từ và mục đích kinh doanh.

Xem thêm: Chi Tiết Thủ Tục Hủy Hóa Đơn Điện Tử Đã Phát Hành

Những sai sót thường gặp khi hạch toán chi phí tiếp khách

Dù chi phí tiếp khách là khoản chi phổ biến, nhưng trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải những lỗi cơ bản trong quá trình hạch toán và xử lý chứng từ

Nhầm lẫn giữa bill và hóa đơn hợp lệ

Nhiều doanh nghiệp chỉ lấy hóa đơn bán lẻ hoặc phiếu thu/bill từ nhà hàng mà không có hóa đơn GTGT hợp lệ, dẫn đến khoản chi bị loại khi quyết toán thuế. Phòng tránh kịp thời các lỗi thường gặp là điều cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ trong công tác kế toán.

Không thanh toán qua ngân hàng đối với hóa đơn trên 20 triệu

Trường hợp doanh nghiệp thanh toán tiền mặt cho hóa đơn trị giá từ 20 triệu đồng trở lên thì khoản chi sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế.

Hóa đơn không ghi rõ nội dung chi tiết

Hóa đơn ghi nội dung mơ hồ như “tiếp khách”, “ăn uống” mà không kèm bảng kê thực đơn cụ thể sẽ làm cơ quan thuế nghi ngờ về tính hợp lệ của chi phí.

Thiếu chứng từ bổ trợ

Không có phiếu đề nghị thanh toán, hợp đồng kinh tế, biên bản ghi nhớ,… khiến khoản chi không đủ căn cứ để chứng minh mục đích phục vụ kinh doanh.

Chi phí tiếp khách là khoản chi thường xuyên và quan trọng trong hoạt động doanh nghiệp. Việc hạch toán đúng vào TK 642 và đảm bảo đầy đủ chứng từ, mục đích kinh doanh rõ ràng sẽ giúp khoản chi này được công nhận là chi phí hợp lý và được trừ khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp cần kiểm soát tốt nội bộ, lưu trữ hồ sơ đầy đủ để tránh rủi ro khi kiểm tra thuế.

Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc kiểm tra chứng từ, hạch toán chính xác hoặc xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ, hãy liên hệ Kế Toán Phạm Gia – đơn vị chuyên cung cấp giải pháp kế toán thuế – thuế chuyên nghiệp, uy tín và hiệu quả.