Doanh nghiệp muốn tuyển dụng chuyên gia, nhà quản lý hoặc lao động kỹ thuật nước ngoài cần kiểm tra điều kiện làm việc và giấy tờ pháp lý trước ngày nhận việc. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài đã có nhiều thay đổi, đặc biệt ở khâu giải trình nhu cầu sử dụng lao động và thời gian giải quyết hồ sơ. Vậy năm 2026 cần chuẩn bị những gì, nộp ở đâu và chi phí ra sao?
Giấy phép lao động (Work Permit) là văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, cho phép công dân nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam theo vị trí, hình thức và thời hạn được ghi trên giấy phép. Đây là giấy tờ bắt buộc đối với những trường hợp thuộc diện phải xin cấp phép, không áp dụng cho toàn bộ người nước ngoài đang sinh sống tại Việt Nam.
Từ ngày 07/08/2025, Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực, thay thế các quy định tương ứng trước đây tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP. Doanh nghiệp làm hồ sơ trong năm 2026 cần căn cứ vào quy định hiện hành để tránh sử dụng biểu mẫu cũ.
Theo Bộ luật Lao động 2019 và các quy định liên quan, người nước ngoài muốn làm việc tại Việt Nam phải đáp ứng yêu cầu về độ tuổi, năng lực hành vi dân sự, sức khỏe, trình độ chuyên môn và lý lịch tư pháp.
Ngoài các điều kiện cơ bản, hồ sơ còn phải phù hợp với vị trí công việc mà doanh nghiệp đăng ký tuyển dụng.
Đối với doanh nghiệp mới hoạt động và có kế hoạch tuyển nhân sự quốc tế, việc hoàn thiện thông tin đăng ký doanh nghiệp cũng cần được quan tâm. Kế Toán Phạm Gia hiện cung cấp dịch vụ thành lập công ty, hỗ trợ khách hàng thực hiện các thủ tục đăng ký kinh doanh ban đầu. Sau khi doanh nghiệp được thành lập, hồ sơ tuyển dụng lao động nước ngoài cần tiếp tục được chuẩn bị và giải quyết theo quy định riêng.
Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định bốn nhóm vị trí công việc gồm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật.
Đối với chuyên gia, điều kiện thông thường là có trình độ đại học trở lên hoặc tương đương, kèm tối thiểu 2 năm kinh nghiệm phù hợp. Một số lĩnh vực ưu tiên được áp dụng yêu cầu kinh nghiệm từ 1 năm.
Lao động kỹ thuật cần được đào tạo tối thiểu 1 năm và có từ 2 năm kinh nghiệm phù hợp, hoặc có từ 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến đảm nhận.
Không phải người nước ngoài nào làm việc tại Việt Nam cũng cần Work Permit. Một số trường hợp được miễn theo quy định gồm:
Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng; thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần đáp ứng điều kiện góp vốn tương ứng; người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam.
Ngoài ra, nhà quản lý, chuyên gia và lao động kỹ thuật làm việc có tổng thời gian dưới 90 ngày trong một năm cũng có thể thuộc diện miễn cấp phép.
Tuy nhiên, được miễn giấy phép không đồng nghĩa với miễn mọi thủ tục. Tùy đối tượng, doanh nghiệp vẫn có thể phải xin giấy xác nhận hoặc thực hiện nghĩa vụ thông báo với cơ quan có thẩm quyền.
Theo Điều 18 và Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau, tùy từng trường hợp:
Các giấy tờ do nước ngoài cấp thường phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định, trừ trường hợp được miễn.
Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ yêu cầu về kinh nghiệm làm việc, vì hồ sơ chuyên gia và lao động kỹ thuật có tiêu chí chứng minh khác nhau.
Theo quy định áp dụng năm 2026, việc giải trình nhu cầu tuyển dụng và đề nghị cấp phép được thực hiện trong cùng hồ sơ. Doanh nghiệp không phải thực hiện hai thủ tục tách biệt như trước.
Trước tiên, doanh nghiệp xác định vị trí tuyển dụng, hình thức làm việc và đối chiếu điều kiện của người lao động.
Thông tin về chức danh, lĩnh vực chuyên môn, địa điểm làm việc và giấy tờ chứng minh kinh nghiệm cần phù hợp với nhau. Những điểm không thống nhất có thể khiến hồ sơ phải bổ sung hoặc bị từ chối.
Doanh nghiệp nộp hồ sơ trong khoảng từ 60 ngày đến 10 ngày trước ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc.
Hồ sơ có thể được nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc trực tiếp, qua bưu chính hay thông qua đơn vị được ủy quyền tại Trung tâm Phục vụ hành chính công có thẩm quyền.
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan được phân cấp sẽ xem xét và giải quyết theo quy định.
Thời hạn giải quyết là 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ.
Trường hợp không chấp thuận nhu cầu tuyển dụng hoặc không cấp phép, cơ quan giải quyết phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.
Doanh nghiệp cần phân biệt thời gian xử lý theo quy định với thời gian chuẩn bị giấy tờ. Khâu xin lý lịch tư pháp, xác nhận kinh nghiệm hoặc hợp pháp hóa lãnh sự có thể phát sinh thêm thời gian.
Lệ phí cấp giấy phép lao động không áp dụng một mức cố định trên toàn quốc. Mức thu được xác định theo quy định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố và thủ tục được công bố tại địa phương.
Ngoài lệ phí nhà nước, tổng chi phí có thể bao gồm khám sức khỏe, dịch thuật, chứng thực, hợp pháp hóa lãnh sự và phí dịch vụ nếu doanh nghiệp thuê đơn vị hỗ trợ.
Vì vậy, trước khi thực hiện, doanh nghiệp nên kiểm tra biểu phí đang áp dụng tại nơi nộp hồ sơ và tính riêng các khoản phát sinh để dự trù ngân sách phù hợp.
Giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến ký kết hoặc giấy tờ làm căn cứ cấp phép, nhưng không vượt quá 2 năm.
Nếu tiếp tục sử dụng người lao động, doanh nghiệp có thể đề nghị gia hạn một lần, thời hạn gia hạn tối đa 2 năm.
Hồ sơ gia hạn cần được nộp trong khoảng 45 đến 10 ngày trước khi giấy phép hết hạn. Sau khi đã gia hạn một lần, người lao động tiếp tục làm việc phải thực hiện thủ tục cấp phép theo trường hợp tương ứng.
Một lưu ý khác trong năm 2026: thay đổi địa điểm làm việc ghi trên giấy phép có thể dẫn đến yêu cầu xin cấp giấy phép mới, thay vì chỉ cấp lại. Doanh nghiệp nên kiểm tra thủ tục trước khi điều chuyển nhân sự.
Nhiều hồ sơ gặp vướng mắc không phải vì người lao động thiếu năng lực mà do giấy tờ chưa phù hợp với yêu cầu pháp lý.
Các lỗi phổ biến là xác nhận kinh nghiệm không thể hiện rõ lĩnh vực công việc, bằng cấp chưa được chứng thực đúng quy định, thông tin hộ chiếu không thống nhất hoặc giấy tờ đã hết thời hạn sử dụng.
Doanh nghiệp cũng cần tránh đăng ký vị trí công việc không tương ứng với tài liệu chứng minh trình độ. Đặc biệt, không nên để người lao động bắt đầu làm việc khi chưa có giấy phép hợp lệ, trừ trường hợp pháp luật cho phép miễn.
Có thể có. Thẻ tạm trú và giấy phép lao động phục vụ hai mục đích pháp lý khác nhau. Người có thẻ tạm trú vẫn cần đáp ứng quy định về giấy phép lao động nếu thuộc diện phải cấp.
Thông thường, người sử dụng lao động là bên đứng tên đề nghị cấp phép. Người lao động cần phối hợp cung cấp các tài liệu cá nhân và giấy tờ chuyên môn theo yêu cầu.
Người lao động không được tiếp tục làm việc dựa trên giấy phép đã hết hiệu lực nếu không có căn cứ pháp lý khác cho phép. Doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị hồ sơ gia hạn hoặc cấp phép phù hợp trước thời điểm hết hạn.
Thực hiện đúng thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch tuyển dụng và hạn chế rủi ro pháp lý. Những điểm cần chú ý trong năm 2026 là việc sử dụng Mẫu số 03, thời hạn nộp hồ sơ, yêu cầu chứng minh chuyên môn và thời gian xử lý 10 ngày làm việc.
Trước ngày tiếp nhận nhân sự nước ngoài, doanh nghiệp nên rà soát đầy đủ giấy tờ và đối chiếu quy định tại địa phương. Chuẩn bị đúng từ đầu sẽ giúp hạn chế việc phải chỉnh sửa hoặc nộp lại hồ sơ.
Thành lập công ty được miễn thuế 3 năm: Điều kiện 2026
Thành lập công ty được miễn thuế 3 năm là chính sách hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Nghị quyết 198/2025/QH15, được hướng dẫn tại Nghị định 20/2026/NĐ-CP. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp mới nào cũng đủ điều kiện hưởng ưu đãi. Vậy công ty mới được miễn thuế TNDN không, thời...
Thẻ tạm trú cho người nước ngoài 2026: Điều kiện, hồ sơ và lệ phí
Người nước ngoài muốn sinh sống, làm việc hoặc đầu tư lâu dài tại Việt Nam thường cần thẻ tạm trú để không phải liên tục xin thị thực. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng được cấp thẻ. Quy định về đối tượng, giấy tờ bảo lãnh và thời hạn cư trú có...
Xử lý hóa đơn điện tử sai sót 2026: Điều chỉnh hay thay thế?
Xuất hóa đơn sai mã số thuế, số tiền, tên hàng hóa hoặc thuế suất là những tình huống kế toán có thể gặp trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, không phải lỗi nào cũng cần lập hóa đơn mới. Từ ngày 01/07/2026, quy định về xử lý hóa đơn điện tử sai sót...
0 comments
Comments