Khi thành lập công ty, việc xác định đúng loại hình và chuẩn bị hồ sơ phù hợp sẽ giúp hạn chế sai sót. Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp gồm những gì sẽ tùy vào từng mô hình như công ty TNHH, công ty cổ phần hay doanh nghiệp tư nhân. Kế Toán Phạm Gia hỗ trợ rà soát và hoàn thiện hồ sơ theo quy định hiện hành, bao gồm các cập nhật từ ngày 01/7/2025.
Một thay đổi cần lưu ý là doanh nghiệp thuộc trường hợp quy định phải kê khai danh sách chủ sở hữu hưởng lợi. Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cá nhân sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp từ 25% vốn điều lệ, từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết hoặc có quyền chi phối một số quyết định quan trọng của doanh nghiệp có thể thuộc diện được xác định là chủ sở hữu hưởng lợi.
Do đó, không nên sử dụng nguyên bộ hồ sơ hoặc biểu mẫu từ các bài hướng dẫn được lập trước tháng 7/2025 mà chưa kiểm tra lại quy định hiện hành.
Về cơ bản, một bộ hồ sơ thành lập công ty thường có giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, danh sách thành viên hoặc cổ đông và giấy tờ liên quan đến người thành lập doanh nghiệp. Thành phần cụ thể thay đổi theo từng loại hình. Nếu chưa quen với biểu mẫu, ngành nghề, vốn điều lệ hoặc cách kê khai thông tin, khách hàng có thể sử dụng dịch vụ thành lập công ty của Kế Toán Phạm Gia để hỗ trợ chuẩn bị và rà soát hồ sơ trước khi nộp.
Doanh nghiệp tư nhân có cơ cấu đơn giản hơn công ty TNHH hoặc công ty cổ phần. Hồ sơ cơ bản gồm:
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, nếu chủ doanh nghiệp tư nhân đã kê khai số định danh cá nhân và thông tin được đối chiếu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì hồ sơ không phải kèm bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân trong trường hợp tương ứng.
Doanh nghiệp tư nhân không có tư cách pháp nhân và chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, trước khi lựa chọn loại hình này, người thành lập nên cân nhắc kỹ phạm vi trách nhiệm tài sản.
Hồ sơ đăng ký công ty hợp danh thường gồm:
Luật số 76/2025/QH15 đã bổ sung danh sách chủ sở hữu hưởng lợi vào thành phần hồ sơ của công ty hợp danh nếu có.
Đối với thành viên là cá nhân đã kê khai số định danh cá nhân theo quy định, một số bản sao giấy tờ pháp lý có thể không cần nộp lại khi dữ liệu cá nhân đã được đối chiếu trên hệ thống.
Công ty TNHH là loại hình được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn. Tuy nhiên, hồ sơ giữa công ty TNHH một thành viên và công ty TNHH hai thành viên trở lên có điểm khác nhau.
Hồ sơ thường gồm:
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, khi đăng ký công ty TNHH một thành viên, hồ sơ không bao gồm danh sách thành viên. Đây là điểm cần phân biệt với công ty TNHH hai thành viên trở lên.
Bộ hồ sơ thường có:
Từ ngày 01/7/2025, danh sách chủ sở hữu hưởng lợi đã được bổ sung vào quy định về hồ sơ công ty TNHH nếu doanh nghiệp có chủ thể thuộc diện kê khai.
Đối với công ty cổ phần, số lượng chủ thể tham gia thường nhiều hơn nên việc chuẩn bị hồ sơ cần kiểm tra kỹ thông tin cổ đông.
Hồ sơ cơ bản gồm:
Luật Doanh nghiệp sửa đổi năm 2025 đã bổ sung danh sách chủ sở hữu hưởng lợi vào hồ sơ đăng ký công ty cổ phần.
Ngoài ra, cá nhân là cổ đông sở hữu từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên thuộc nhóm thông tin cần kê khai về chủ sở hữu hưởng lợi theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Sau khi thành lập, doanh nghiệp cần sớm xử lý các thủ tục về thuế và kế toán. Dịch vụ tư vấn thuế cho doanh nghiệp mới thành lập sẽ hỗ trợ nắm rõ nghĩa vụ cần thực hiện và hạn chế sai sót ban đầu.
Không phải mọi trường hợp đều phải đính kèm bản sao thẻ Căn cước hoặc Căn cước công dân.
Nếu cá nhân có số định danh cá nhân, kê khai đầy đủ thông tin theo yêu cầu và đồng ý chia sẻ dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để cơ quan đăng ký kinh doanh đối chiếu thì có thể không phải nộp lại bản sao giấy tờ pháp lý trong các trường hợp được Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định.
Nếu không có số định danh cá nhân, hồ sơ có thể phải kèm hộ chiếu, hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế còn hiệu lực tùy từng chủ thể.
Trường hợp hệ thống kết nối dữ liệu dân cư bị gián đoạn, cơ quan đăng ký có thể yêu cầu hồ sơ kèm giấy tờ pháp lý để phục vụ việc kiểm tra thông tin.
Khi thành viên, cổ đông hoặc chủ sở hữu là nhà đầu tư nước ngoài, hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp gồm những gì còn phải xem xét theo quy định của pháp luật đầu tư.
Tùy trường hợp, hồ sơ có thể cần Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư trước khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Đối với giấy tờ pháp lý của tổ chức nước ngoài, cần kiểm tra yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự và bản dịch tiếng Việt.
Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định tài liệu bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có bản dịch tiếng Việt được công chứng kèm theo.
Vì vậy, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài nên kiểm tra song song cả quy định về doanh nghiệp và đầu tư trước khi lập hồ sơ.
Người thành lập doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hồ sơ cũng có thể được thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Khi đăng ký qua mạng, người nộp hồ sơ sử dụng tài khoản định danh điện tử, kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký số hoặc ký xác thực và thực hiện nghĩa vụ phí, lệ phí theo quy trình trên hệ thống. Hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ bằng giấy.
Người có thẩm quyền cũng có thể ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức thực hiện thủ tục. Nếu ủy quyền cho cá nhân, văn bản ủy quyền không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực.
Biết hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp gồm những gì mới chỉ là bước đầu. Nhiều hồ sơ vẫn bị yêu cầu sửa đổi do thông tin giữa các giấy tờ không khớp nhau.
Một số lỗi thường gặp gồm:
Thông tư 68/2025/TT-BTC hiện quy định bộ biểu mẫu dùng trong đăng ký doanh nghiệp, gồm mẫu giấy đề nghị cho từng loại hình, danh sách thành viên, danh sách cổ đông và mẫu kê khai thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi.
Doanh nghiệp tư nhân không có điều lệ công ty. Công ty TNHH, công ty cổ phần và công ty hợp danh phải chuẩn bị điều lệ theo loại hình tương ứng.
Không. Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký công ty TNHH một thành viên không bao gồm danh sách thành viên.
Có. Người có thẩm quyền ký giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức thực hiện thủ tục. Trường hợp ủy quyền cho cá nhân, văn bản ủy quyền không bắt buộc công chứng hoặc chứng thực.
Có nếu doanh nghiệp có cá nhân thuộc tiêu chí xác định chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định. Một tiêu chí phổ biến là cá nhân sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp từ 25% vốn điều lệ hoặc 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên.
Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp gồm những gì phụ thuộc trực tiếp vào loại hình doanh nghiệp, thành viên hoặc cổ đông tham gia và việc doanh nghiệp có yếu tố đầu tư nước ngoài hay không. Trong năm 2026, người thành lập cần đặc biệt lưu ý quy định về chủ sở hữu hưởng lợi, sử dụng đúng biểu mẫu theo Thông tư 68/2025/TT-BTC và cách kê khai số định danh cá nhân theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu giúp hạn chế việc phải sửa đổi nhiều lần, đồng thời tạo thuận lợi cho các bước tiếp theo như đăng ký thuế, hóa đơn điện tử, tài khoản ngân hàng và tổ chức công tác kế toán sau khi doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký.
Thủ tục thay đổi tên địa chỉ ngành nghề vốn điều lệ công ty năm 2026
Doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu đổi tên, chuyển địa chỉ trụ sở, bổ sung ngành nghề kinh doanh hoặc điều chỉnh vốn điều lệ. Mỗi nội dung có yêu cầu hồ sơ và cách thực hiện khác nhau, vì vậy doanh nghiệp cần xác định đúng thủ tục để tránh phải sửa...
Thuế GTGT là gì? Cách tính theo phương pháp khấu trừ và trực tiếp 2026
Thuế giá trị gia tăng là khoản thuế gắn trực tiếp với hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và kê khai thuế của doanh nghiệp. Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp khấu trừ hoặc phương pháp trực tiếp theo quy định. Kế Toán Phạm Gia...
Cách Tính Thuế TNCN Từ Tiền Lương, Tiền Công 2026 Kèm Ví Dụ
Từ kỳ tính thuế năm 2026, quy định về thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công có nhiều thay đổi đáng chú ý. Bài viết của Kế Toán Phạm Gia hướng dẫn Cách tính thuế TNCN từ tiền lương, tiền công năm 2026, kèm công thức và ví dụ để doanh nghiệp,...
0 comments
Comments