Đối với doanh nghiệp mới thành lập, đăng ký BHXH là thủ tục cần thực hiện khi phát sinh người thuộc diện tham gia bắt buộc. Kế Toán Phạm Gia sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp mới theo quy định 2026, từ hồ sơ, biểu mẫu đến cách nộp và theo dõi kết quả.
Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc hợp đồng xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên thuộc diện BHXH bắt buộc. Quy định cũng bao gồm trường hợp hai bên dùng tên gọi khác cho thỏa thuận nhưng nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên.
Doanh nghiệp cũng cần rà soát người quản lý. Từ ngày 01/07/2025, một số chức danh quản lý theo luật có thể thuộc diện BHXH bắt buộc kể cả khi không hưởng tiền lương. Vì vậy, công ty mới không nên chỉ kiểm tra nhân viên ký hợp đồng mà bỏ qua nhóm này.
Sau khi hoàn tất giấy phép, thuế ban đầu và tổ chức nhân sự, nhiều doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thành lập công ty tại Kế Toán Phạm Gia thường quan tâm thời điểm nào phải thực hiện hồ sơ BHXH. Nghĩa vụ này không chỉ căn cứ vào ngày công ty được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mà phát sinh khi có người thuộc nhóm tham gia BHXH bắt buộc.
Người sử dụng lao động phải kê khai và nộp hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia. Đây là mốc quan trọng khi thực hiện thủ tục BHXH cho doanh nghiệp mới.
Mốc 30 ngày được tính từ thời điểm phát sinh đối tượng phải tham gia, không mặc định từ ngày công ty thành lập. Ví dụ, doanh nghiệp thành lập tháng 8 nhưng đến tháng 10 mới ký hợp đồng làm phát sinh nghĩa vụ BHXH thì thời hạn được xác định theo thời điểm người lao động thuộc diện bắt buộc.
Nếu kê khai thiếu người hoặc quá hạn, doanh nghiệp có thể phát sinh trách nhiệm liên quan đến chậm đóng. Luật BHXH 2024 cũng có quy định riêng về trường hợp không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ số người phải tham gia BHXH bắt buộc.
Từ ngày 01/05/2026, Quyết định 366/QĐ-BHXH được áp dụng cho quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT. Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý khi tham khảo các bài hướng dẫn được đăng trước thời điểm này.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị các biểu mẫu và tài liệu gồm:
Theo Quyết định 366/QĐ-BHXH, đơn vị sử dụng lao động thực hiện kê khai TK3-TS, lập D02-LT và nộp kèm hồ sơ của đơn vị, người tham gia nếu có.
Mẫu TK3-TS thể hiện các thông tin như tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện và dữ liệu phục vụ quản lý BHXH. Trong khi đó, D02-LT dùng để kê khai danh sách người tham gia, mã số BHXH, tiền lương, loại hợp đồng, thời gian tham gia và các thông tin liên quan.
Người tham gia BHXH bắt buộc kê khai Mẫu TK1-TS, kèm bản sao giấy tờ liên quan nếu thuộc trường hợp cần bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin.
Với người lao động đã có mã số BHXH từ công ty trước, doanh nghiệp sử dụng đúng mã đã được cấp, không tạo mã mới. Nếu họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân hoặc dữ liệu khác chưa khớp, nên xử lý sai lệch để tránh ảnh hưởng đến quá trình tiếp nhận hồ sơ.
Rà soát đối tượng phải tham gia
Doanh nghiệp lập danh sách người lao động, người quản lý và các đối tượng liên quan, sau đó xác định ai thuộc diện BHXH bắt buộc. Sai ở khâu này có thể dẫn đến thiếu người tham gia hoặc xác định sai thời điểm đóng.
Đặc biệt, doanh nghiệp mới thành lập cần kiểm tra cả giám đốc, người quản lý hoặc các chức danh thuộc phạm vi pháp luật quy định thay vì chỉ dựa vào danh sách nhân viên văn phòng.
Kiểm tra mã số BHXH và thông tin cá nhân
Doanh nghiệp cần đối chiếu họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân, mã số BHXH và thông tin hợp đồng.
Người từng tham gia BHXH tại đơn vị khác tiếp tục sử dụng mã số BHXH đã có. Việc kiểm tra dữ liệu trước khi lập danh sách D02-LT giúp hạn chế tình trạng sai thông tin hoặc trùng mã.
Lập hồ sơ
Doanh nghiệp kê khai Mẫu TK3-TS, lập Mẫu D02-LT và thu nhận Mẫu TK1-TS khi áp dụng.
Các thông tin về tiền lương, loại hợp đồng, chức danh và ngày hợp đồng có hiệu lực cần khớp với hồ sơ nhân sự. Đây cũng là cơ sở để xác định thời điểm báo tăng và căn cứ đóng BHXH.
Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH
Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH có thể được thực hiện theo các hình thức:
Cổng Dịch vụ công Quốc gia hiện ghi nhận cả ba hình thức trên đối với thủ tục đăng ký tham gia BHXH và cấp sổ BHXH.
Đối với doanh nghiệp thường xuyên phát sinh báo tăng, báo giảm lao động, giao dịch điện tử giúp thuận tiện hơn trong việc gửi hồ sơ và theo dõi quá trình xử lý.
Theo dõi kết quả và thực hiện nghĩa vụ đóng
Sau khi hồ sơ được gửi, doanh nghiệp cần theo dõi trạng thái tiếp nhận để kịp thời bổ sung nếu cơ quan BHXH yêu cầu.
Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, cơ quan BHXH có trách nhiệm cấp sổ BHXH trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Nếu không cấp, cơ quan BHXH phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Sau đó, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH, BHYT, BHTN và các khoản liên quan theo đúng đối tượng, căn cứ đóng và kỳ đóng áp dụng.
Một lỗi dễ gặp trong năm 2026 là sử dụng biểu mẫu theo quy trình cũ thay vì biểu mẫu áp dụng theo Quyết định 366/QĐ-BHXH từ ngày 01/05/2026.
Ngoài ra, khi thực hiện thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp mới, doanh nghiệp thường gặp các tình huống:
Kiểm tra hồ sơ lao động ngay từ đầu giúp giảm sai sót và thuận lợi hơn khi doanh nghiệp phát sinh báo tăng, báo giảm hoặc điều chỉnh thông tin trong quá trình hoạt động.
Doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào việc có nhân viên hay chưa mà cần rà soát toàn bộ người thuộc diện BHXH bắt buộc, trong đó có một số chức danh quản lý doanh nghiệp.
Nếu chưa phát sinh đối tượng thuộc diện bắt buộc thì chưa phát sinh hồ sơ tham gia tương ứng. Khi có đối tượng thuộc diện BHXH bắt buộc, doanh nghiệp cần thực hiện theo thời hạn quy định.
Không. Doanh nghiệp có thể thực hiện hồ sơ trực tiếp, trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Không. Doanh nghiệp sử dụng mã số BHXH đã được cấp và kê khai quá trình tham gia tại đơn vị mới. Việc dùng đúng mã giúp quá trình đóng và hưởng BHXH của người lao động được ghi nhận liên tục.
Thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp mới sẽ thuận lợi hơn khi doanh nghiệp xác định đúng người phải tham gia, sử dụng đúng biểu mẫu và kê khai dữ liệu khớp với hồ sơ lao động. Trong năm 2026, doanh nghiệp cần lưu ý Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Quyết định 366/QĐ-BHXH đang được áp dụng.
Ngay khi phát sinh người thuộc diện BHXH bắt buộc, doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị TK3-TS, D02-LT, TK1-TS khi cần và thực hiện hồ sơ trong thời hạn 30 ngày. Xử lý đúng ngay từ đầu giúp hạn chế truy đóng, hồ sơ bị trả lại và sai lệch dữ liệu giữa nhân sự, tiền lương và bảo hiểm.
Ngoài thủ tục bảo hiểm, doanh nghiệp cũng nên tìm hiểu dịch vụ tư vấn thuế cho doanh nghiệp mới thành lập để vận hành đúng quy định ngay từ đầu.
Kế Toán Phạm Gia có thể hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ pháp lý ban đầu, tổ chức chứng từ kế toán và xử lý các thủ tục liên quan đến lao động, bảo hiểm theo nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp.
Mức Đóng BHXH, BHYT, BHTN Hiện Hành Là Bao Nhiêu Năm 2026?
Mức đóng BHXH, BHYT, BHTN hiện hành là bao nhiêu? Đây là vấn đề được nhiều doanh nghiệp và người lao động quan tâm khi tính lương, xác định chi phí nhân sự và thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc. Trong năm 2026, tổng tỷ lệ đóng thông thường là 32% trên tiền...
Kê Khai Thuế Theo Tháng Hay Theo Quý? Điều Kiện Và Lịch Nộp Thuế 2026
Kê khai thuế theo tháng hay theo quý là vấn đề doanh nghiệp cần xác định ngay từ đầu năm để thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định. Tùy doanh thu, thời gian hoạt động và từng sắc thuế, doanh nghiệp sẽ áp dụng kỳ kê khai khác nhau. Bài viết dưới đây hướng...
Nợ thuế, nợ BHXH khi giải thể xử lý thế nào
Khi doanh nghiệp ngừng hoạt động và tiến hành giải thể, các khoản nợ thuế, nợ BHXH là vấn đề cần được xử lý trước khi hoàn tất thủ tục pháp lý. Nếu chưa hoàn thành nghĩa vụ tài chính, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong quá trình quyết toán thuế, chốt bảo...
